不良記錄習(xí)慣會帶來哪些問題？

1．將實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄于紙片   

     實(shí)驗(yàn)操作時，由于未攜帶實(shí)驗(yàn)記錄本，有時將某些實(shí)驗(yàn)現(xiàn)象隨手記錄于身邊的紙片或其他紙質(zhì)材料的空白處，本想以后再將其轉(zhuǎn)抄至實(shí)驗(yàn)記錄本，但由于隨手記錄的內(nèi)容一般欠詳細(xì)，待需要正式記錄時遺忘了其細(xì)節(jié)甚至關(guān)鍵內(nèi)容，或小紙片根本就遺失了。      

2．實(shí)驗(yàn)記錄不及時    

     有人習(xí)慣用腦子記憶當(dāng)天（甚至幾天）的實(shí)驗(yàn)過程，待空余時再將其記錄于實(shí)驗(yàn)記錄本，殊不知好記性遠(yuǎn)不如一只爛筆頭，某些事情是瞬間記憶，轉(zhuǎn)身即忘，或僅記住一部分，遺忘或記錯的后果可能使某些重要實(shí)驗(yàn)現(xiàn)象被遺漏，有時恰巧是成功與失敗的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，導(dǎo)致與成功失之交臂。尤其對于某些實(shí)驗(yàn)操作過程中臨時改動的條件，若未及時記錄，即使此次實(shí)驗(yàn)成功，日后也難以重復(fù)，因?yàn)槟承┘?xì)微變化根本不可能回憶起來。

3．實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)整理不及時  

     實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的及時整理極為重要，否則難以從中發(fā)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)的某些規(guī)律，也難以對后續(xù)實(shí)驗(yàn)的實(shí)施和調(diào)整提供正確指導(dǎo)。實(shí)驗(yàn)者常期望在有限時間內(nèi)盡可能多做一些實(shí)驗(yàn)，往往將實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)簡單整理，甚至不整理，即匆匆進(jìn)入下一輪實(shí)驗(yàn)操作，結(jié)果可能導(dǎo)致某些實(shí)驗(yàn)錯誤持續(xù)性存在，或重復(fù)某些無意義、無價值的實(shí)驗(yàn)，或使應(yīng)該深入的線索不能及時被發(fā)現(xiàn)，或?qū)е麻L時間都在實(shí)驗(yàn)失敗的痛苦中掙扎。所以在實(shí)驗(yàn)中，有時快即是慢，慢也可能即是快。養(yǎng)成實(shí)驗(yàn)后及時整理和分析實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的習(xí)慣，常會有意想不到的收獲。 

4．不記載實(shí)驗(yàn)的年份和時間    

     請將年份記載于實(shí)驗(yàn)記錄上，因?yàn)檗D(zhuǎn)眼就是一年。有人總認(rèn)為，一年的時間足夠長，實(shí)驗(yàn)記錄上除首頁外，僅記錄月日，尤其對可能需長期存放的試管也僅記錄月、日，殊不知當(dāng)回顧性分析某些實(shí)驗(yàn)結(jié)果時，非常依賴準(zhǔn)確的時間。另外，很多人不習(xí)慣記錄實(shí)驗(yàn)的具體時間（尤其身邊無可提供準(zhǔn)確時間的鐘表），從而可能造成實(shí)驗(yàn)的實(shí)際發(fā)生時間與記錄不符，有時直接影響對實(shí)驗(yàn)結(jié)果的分析。因此，應(yīng)養(yǎng)成看表并記錄時間的習(xí)慣。甚至記錯時間，如第一次免疫時間和加強(qiáng)免疫。

5．僅保留陽性結(jié)果   

      實(shí)驗(yàn)結(jié)果指經(jīng)實(shí)驗(yàn)操作所獲結(jié)果，其本質(zhì)上無陽性和陰性之分，因?yàn)榻Y(jié)果是客觀的，陽性和陰性均為研究者在一定假設(shè)基礎(chǔ)上所界定。因此，應(yīng)保留實(shí)驗(yàn)所獲的全部數(shù)據(jù)或現(xiàn)象。有人錯誤地認(rèn)為“陽性”結(jié)果才有保留價值，并隨意地將當(dāng)時認(rèn)為“陰性”的結(jié)果舍棄，待后續(xù)實(shí)驗(yàn)突然發(fā)現(xiàn)被舍棄的結(jié)果有意義時，已難以彌補(bǔ)。 

     總之，請勿縱容自己養(yǎng)成某些壞習(xí)慣，某些付出的代價是金錢和時間都難以挽回的。良好的科研素養(yǎng)對于研究者極為重要，應(yīng)及時糾正不良習(xí)慣，重視實(shí)驗(yàn)記錄的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。 

6．僅記錄符合主觀想象的內(nèi)容   

     實(shí)驗(yàn)記錄指記錄實(shí)驗(yàn)過程中所有實(shí)際發(fā)生的事件和現(xiàn)象。整個過程中的任何變化、所獲得的任何正常或不正常的觀察結(jié)果等均須如實(shí)記錄。即便在出現(xiàn)很多錯誤的情況下，記錄下實(shí)際發(fā)生的事情才能使日后解釋實(shí)驗(yàn)成為可能。有人僅記錄自認(rèn)為成功的試驗(yàn)，而舍棄失敗的試驗(yàn)。殊知失敗乃成功之母，若不記錄失敗試驗(yàn)的全過程，難以分析失敗的原因，也不可能縮短通往成功之路。

（一）使用裝訂完整的實(shí)驗(yàn)記錄本和受控的紙張、表格，不得將數(shù)據(jù)記錄于私人筆記本、散頁紙張或非受控的紙張、表格。

(二)原始數(shù)據(jù)記錄應(yīng)及時而準(zhǔn)確，所有的原始數(shù)據(jù)都應(yīng)及時而清晰地記錄下來。數(shù)據(jù)記錄用筆通常為黑色或藍(lán)黑色墨水筆，不允許使用鉛筆等字跡可被抹擦掉的筆、或隨著時間的推移字跡會褪色的墨水筆或圓珠筆等。不得移動粘貼于筆記本上的數(shù)據(jù)。

(三)簽名和日期  記錄有檢驗(yàn)數(shù)據(jù)或相關(guān)信息的所有頁次都必須有當(dāng)事人的簽名和記錄日期。如果同一頁上的數(shù)據(jù)由多人記錄，每位記錄者均須署名并標(biāo)明日期。所有的原始數(shù)據(jù)均須經(jīng)第二者復(fù)核并簽名認(rèn)可。

(四)數(shù)字記錄  所有的記錄數(shù)字應(yīng)明晰并且附有相應(yīng)的計(jì)量單位。在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中要闡明數(shù)字的處理方法，如科學(xué)記數(shù)法、關(guān)鍵數(shù)字的處理以及菌落計(jì)數(shù)的報(bào)告方法等。

(五)多處引用的數(shù)據(jù)資料  在試驗(yàn)室，同一標(biāo)準(zhǔn)曲線往往會用于多個實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目。務(wù)必清晰地注明數(shù)據(jù)的具體來源和確切存放位置，復(fù)印的數(shù)據(jù)資料要得到當(dāng)事人的簽名確認(rèn)。

(六)供試品制備 記錄樣品名稱、批號以及在其容器外標(biāo)明的其他相關(guān)信息均應(yīng)作為原始數(shù)據(jù)記錄下來。所有的樣品重量都應(yīng)作為原始數(shù)據(jù)記錄下來。實(shí)驗(yàn)室要制訂用于定性測試的樣品的重量允許波動范圍，一般情況下，用于定性的樣品重量不超過其規(guī)定重量的±5%是可接受的。用于定量分析的樣品必須用分析天平稱量，并將完整的實(shí)際稱量值記錄下來。原始記錄中應(yīng)清晰地記下供試品的稀釋度，包括溶劑體積和溶液的移取體積。

(七)標(biāo)準(zhǔn)品制備記錄  在原始記錄中應(yīng)注明標(biāo)準(zhǔn)品的名稱、來源、批號、有效期、純度和儲存條件、前處理?xiàng)l件。如配制好的標(biāo)準(zhǔn)液被儲備，應(yīng)記下相應(yīng)的儲存條件和有效期。

(八)試驗(yàn)用菌種所有用于微生物試驗(yàn)的菌株都應(yīng)清楚地標(biāo)明菌種名稱、代號(如CMCC  ATCC等)批號、有效期和傳代次數(shù)。用于接種的菌懸液必須標(biāo)明制備日期和有效期。具有可追溯性。定期將庫存菌種與菌種保藏記錄(菌種臺賬)進(jìn)行核對。

(九)試劑和緩沖液清楚地記錄試劑、緩沖溶液的配制信息，包括試劑/緩沖溶液的配制批號、各組分的化學(xué)名稱、供應(yīng)商、批號、純度、效期和用量，以及試劑和緩沖液滅菌參數(shù)、包裝方式、儲藏條件和有效期等。

(十)培養(yǎng)基清晰地記錄培養(yǎng)基的配制批號、用于試驗(yàn)中的培養(yǎng)基名稱、供應(yīng)商名稱、有效期和批號。實(shí)驗(yàn)室培養(yǎng)基的配制記錄包括干物質(zhì)的稱量重量、體積和溶劑的類型、滅菌工藝參數(shù)、質(zhì)量檢查記錄(無菌試驗(yàn)和靈敏度試驗(yàn))。當(dāng)培養(yǎng)基用于試驗(yàn)時，在試驗(yàn)結(jié)果評價前應(yīng)完成并通過該批培養(yǎng)基的無菌檢查試驗(yàn)和靈敏度試驗(yàn)。

(十一)日期和時間  原始數(shù)據(jù)資料均按年歷順序記錄時間和日期。日期務(wù)必與所做的工作相一致。要清楚地解釋同一記錄上的多個日期。任何可編程的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)應(yīng)能準(zhǔn)確反映實(shí)際日期和時間。實(shí)驗(yàn)室分析人員不能添加或更改一份已經(jīng)簽有名字和日期的記錄，除非在添加更改處重新簽名和簽日期，并且對相應(yīng)的添加或更正給予明確解釋。如果某頁記錄已被審核，那么審核人員需在該頁再次簽名和日期。在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中應(yīng)明確記錄時所采用的時間單位，根據(jù)實(shí)際情況以分鐘、小時或天來記錄培養(yǎng)時間。例如，如果培養(yǎng)時間短于48小時宜以小時記錄，超過48小時的培養(yǎng)時間宜以天記錄。有時，培養(yǎng)時間會在一小時之內(nèi)，則以分鐘為單位較合適，如用凝膠法進(jìn)行細(xì)菌內(nèi)毒素檢查，就要將起始培養(yǎng)時間和終了培養(yǎng)時間具體到幾時幾分。同理，任何培養(yǎng)時間均需指明培養(yǎng)的起始時間和終了時間。

(十二)溫度 實(shí)驗(yàn)室要規(guī)定統(tǒng)一的溫度計(jì)量單位，如所有的培養(yǎng)溫度均以攝氏度為單位。根據(jù)相應(yīng)溫度控制設(shè)備的管理要求按時記錄溫度。此外，還要定期對溫度記錄進(jìn)行審核和趨勢分析等。

(十三)刪除和添加 處理刪除和添加可能始終是最難遵從GMP要求的項(xiàng)目之一。在實(shí)驗(yàn)室，每個含有刪除或添加的記錄看上去總好像未經(jīng)過正確處理或解釋。原始數(shù)據(jù)中的錯誤須用單線劃除，更正人要在更正記錄處簽上名字和日期并解釋原因。任何影響到實(shí)驗(yàn)結(jié)果的變更記錄都應(yīng)當(dāng)由另一人復(fù)核，復(fù)核人員最好是主管或組長。

     更改原始文件的理由解釋必須明晰而具體。有些更改理由是可接受的，有些卻是不可接受的。例如，以下列出的解釋認(rèn)為是可接受的:計(jì)算錯誤、書寫錯誤、插人后使資料更明晰、日期錯誤、儀器故障、試驗(yàn)瓶被打碎、樣品噴濺出來、操作失誤、插入錯誤和為使記錄更清楚面重寫等理由。

     一個企業(yè)或?qū)嶒?yàn)室可將每一項(xiàng)已獲準(zhǔn)認(rèn)可的解釋原因用縮略語表示，并允許用這些符號來指明同一類型的更正/添寫，以助于及時更正記錄并盡量保持頁面整潔;不可接受的解釋包括:偏差、插人、涂抹并覆寫、過高/過低結(jié)果、復(fù)檢、不合格數(shù)據(jù)、樣品或標(biāo)準(zhǔn)品制備有誤等。任何解釋務(wù)必清楚面全面。

     試驗(yàn)人員務(wù)必保證所有的記錄都已被記錄好，并且沒有仍需添加的數(shù)據(jù)資料;所有的空白/空間都要用“無”或“此處空白”或“NIA'’表示，并簽上名字和日期。未用的行或頁均用單線劃除，簽上名字和日期并解釋，如:解釋為空白頁，文件記錄的最后一個空白空間/頁都應(yīng)做這樣的標(biāo)志:“最后一頁”。

     不得銷毀或丟棄原始數(shù)據(jù)，否則，必須重復(fù)試驗(yàn)。因此，實(shí)驗(yàn)室務(wù)必有相關(guān)規(guī)程以保證原始數(shù)據(jù)得到妥善保存而不會被丟棄。實(shí)驗(yàn)人員必須保存所有的原始數(shù)據(jù)，即使是被認(rèn)為無效的數(shù)據(jù)也應(yīng)保存。但須將無效數(shù)據(jù)用記號刪去并簡要說明原因。

     如果原始數(shù)據(jù)是通過電腦、設(shè)備打印出來的，尤其是打印在熱敏紙上時，要保存其復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明原件的保存地點(diǎn)。不要在熱敏打印紙上書寫或枯貼膠帶，因?yàn)檫@樣會加速打印文字的退色淡化過程。