第五課　高級(jí)排版知識(shí)

　　如果想把文檔中所有小字的字體變成“幼圓”，若用格式復(fù)制的話要費(fèi)好多時(shí)間，如果用樣式來(lái)設(shè)置就很簡(jiǎn)單了，文檔中這些字體都使用了“正文”的樣式，將光標(biāo)定位在該段落中，打開(kāi)“格式”菜單中“樣式”對(duì)話框(如圖2)：

圖2

　　選中“樣式”中的“正文”，單擊“更改”按鈕，彈出“更改樣式”對(duì)對(duì)話框(如圖3)：

圖3

　　單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中選擇“字體”，打開(kāi)“字體”對(duì)話框：

圖4

　　選擇“中文字體”為“幼圓”，“西文字體”為“使用中文字體”，單擊“確定”按鈕，回到“更改樣式”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕，回到“樣式”對(duì)話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，文檔就按我們的要求變化了。

　　樣式，可以說(shuō)是一種格式的組合，格式刷在復(fù)制格式時(shí)是連同樣式一起來(lái)復(fù)制的。

　　我們來(lái)設(shè)置一個(gè)標(biāo)題的樣式：選擇文檔中的任意一個(gè)段落，然后把它們的格式設(shè)置為我們要求的樣子：黑體、加粗、居中、一號(hào)字，然后把光標(biāo)定位在這個(gè)段中，打開(kāi)“格式”菜單，單擊“樣式”命令，打開(kāi)“樣式”對(duì)話框，單擊“新建”按鈕，彈出“新建樣式”對(duì)話框，在“名稱”一欄輸入“黑體標(biāo)題”，確認(rèn)“樣式類型”為“段落”，單擊“后續(xù)段落樣式”下拉列表框，選擇我們剛起的名字“黑體標(biāo)題”，單擊“確定”按鈕，這個(gè)樣式就建立好了。單擊“關(guān)閉”按鈕返回編輯狀態(tài)(如圖5)。

圖5

　　剛才是把格式都設(shè)置好了再新建樣式的，所以不用在對(duì)話框中設(shè)置樣式包含的各種格式，不過(guò)再更改樣式時(shí)就一定要在對(duì)話框中進(jìn)行了。我們來(lái)試一下新建的樣式：把光標(biāo)定位到下面的一個(gè)段落中，單擊“樣式”下拉列表框的下拉箭頭，這里就出現(xiàn)了剛才建立的“黑體標(biāo)題”樣式，單擊它，就把剛才設(shè)置的樣式應(yīng)用過(guò)來(lái)了。

　　跟查找和替換文字的差別不大。打開(kāi)“編輯”菜單，單擊“查找”命令，打開(kāi)“查找”對(duì)話框，單擊“高級(jí)”按鈕，單擊“格式”按鈕，從彈出的菜單中單擊“字體”命令(如圖6)。

圖6

　　打開(kāi)“字體”對(duì)話框，選擇“字型”、“字體顏色”，單擊“確定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，就可以從文檔中找到使用這種格式的文字了(如圖7)。

圖7

　　如果希望把這些文字都刪除，單擊“替換”選項(xiàng)卡，在“替換為”輸入框中不進(jìn)行設(shè)置，單擊“全部替換”按鈕，Word給出提示替換了多少地方，單擊“確定”按鈕，回到“查找和替換”對(duì)話框，單擊“關(guān)閉”按鈕，Word已經(jīng)把這種格式的字符都刪除了（如圖8)。

圖8

　　樣式也可以這么做：打開(kāi)“查找”對(duì)話框，單擊“格式”按鈕，選擇菜單中的“樣式”命令，打開(kāi)“查找樣式”對(duì)話框，從“樣式”列表中選擇“標(biāo)題1”，單擊“確定”按鈕，單擊“查找下一處”按鈕，單擊“取消”按鈕，Word就自動(dòng)把光標(biāo)定位到了文檔中使用下一處“標(biāo)題1”樣式的地方。

　　以后可以用查找樣式和格式來(lái)找內(nèi)容了。還可以直接把一種樣式替換為另外一種，也不用更改樣式的設(shè)置，很方便。

　　打開(kāi)“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，選擇“兩欄”，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在我們的文檔就是按兩欄來(lái)排版的了(如圖9)。

圖9

　　若讓一段文字分四欄顯示，先選中整個(gè)段落，然后打開(kāi)“格式”菜單，選擇“分欄”命令，打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“4”，“應(yīng)用范圍”選擇“所選文字”，單擊“確定”按鈕，文檔就設(shè)置好了。

　　調(diào)整欄寬：打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，這里有“欄寬”和“間距”兩個(gè)輸入框，單擊“欄寬”輸入框中的上箭頭來(lái)增大欄寬的數(shù)值，“間距”中的數(shù)字也同時(shí)變化了。單擊“確定”按鈕即可。

　　在分欄中間加分隔線：打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，選中“分隔線”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，在各個(gè)分欄之間就出現(xiàn)了分隔線(如圖10)。

圖10

　　設(shè)置欄寬不等：打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，選擇“偏左”，然后單擊“確定”按鈕，這樣就設(shè)置了一個(gè)偏左的分欄格式；如果想設(shè)置多欄的不等寬分欄，先打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，在“欄數(shù)”輸入框中輸入“3”，確認(rèn)“欄寬相等”前的復(fù)選框沒(méi)有選中，對(duì)各個(gè)欄寬分別進(jìn)行設(shè)置，單擊“確定”按鈕，一個(gè)不等寬的三分欄就設(shè)置好了。

　　使用分欄符在段落結(jié)束位置開(kāi)始分欄：把光標(biāo)定位到這個(gè)段落的后面，打開(kāi)“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，從彈出的“分隔符”對(duì)話框中選擇“分欄符”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。

　　1．豎排文字

　　打開(kāi)一篇文檔，單擊“常用”工具欄上這個(gè)“更改文字方向”按鈕，整篇文檔的文字就變成了豎排的了。再單擊這個(gè)按鈕，文字方向又變回來(lái)了。

圖11

　　在文檔的任意位置單擊右鍵，單擊快捷菜單中的“文字方向”命令，可以打開(kāi)“文字方向”對(duì)話框，選擇任一中格式。 打開(kāi)“格式”菜單，單擊“文字方向”命令，打開(kāi)的對(duì)話框同使用右鍵快捷菜單打開(kāi)的是相同的。

　　上面講的都是對(duì)整篇文檔的文字方向進(jìn)行更改，也可以選定一部分內(nèi)容進(jìn)行豎排：選中一段文字，在標(biāo)尺的灰色部分雙擊，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，在“文字排列”一欄中選擇“豎排”，在“應(yīng)用于”中選擇“所選文字”，單擊“確定”按鈕，我們所選擇的文字就變成了豎排的格式；而且同其它的文字也分了頁(yè)(如圖12)。

圖12

　　2．拼音指南

　　若給新字注上拼音，先選中“新”字，打開(kāi)“格式”菜單，單擊“中文版式”選項(xiàng)，單擊“拼音指南”命令，打開(kāi)“拼音指南”的對(duì)話框，Word就自動(dòng)給這個(gè)字添加了一個(gè)拼音，其中拼音后面的數(shù)字表示的是聲調(diào)；單擊“確定”按鈕，文檔中的“新”字就有拼音了(如圖13)。

圖13

　　如果不想要了也可以把拼音刪除：選中“新”，打開(kāi)“拼音指南”對(duì)話框， 單擊“全部刪除”按鈕，單擊“確定”按鈕，文檔中“新”字的拼音就消失了。

　　選中文檔中要設(shè)置拼音的文字，單擊“其它格式”工具欄上的“拼音指南”按鈕打開(kāi)“拼音指南”對(duì)話框，單擊“組合”按鈕，文字和拼音都分別合并到了一個(gè)輸入框中，單擊“單字”按鈕，各個(gè)字和他們的拼音都分開(kāi)放置了(如圖14)。

圖14

　　使用“默認(rèn)拼音”按鈕可以把當(dāng)前所選文字的拼音設(shè)置為Word默認(rèn)的格式。默認(rèn)的拼音形式并不是我們所習(xí)慣的，可以使用輸入法把它們調(diào)整成通常使用的形式。

　　3．帶圈字符

　　 打開(kāi)“格式”菜單，單擊“中文版式”項(xiàng)，單擊“帶圈字符”命令，或者單擊“特殊格式”工具欄上的“帶圈字符”按鈕，打開(kāi)“帶圈字符”對(duì)話框，在“字符”輸入框中輸入“注”，然后單擊“確定”按鈕，文檔中就插入了一個(gè)帶圈的“注”字(如圖15)；如果要去掉這個(gè)圈可以選中這個(gè)“注”字，然后打開(kāi)“帶圈字符”對(duì)話框，在“樣式”中選擇“無(wú)”，單擊“確定”按鈕，圈就沒(méi)有了。

圖15　　　　　　　　　　　　　　　　圖16

　　4．縱橫混排

　　在文檔中選中要混排的文字，打開(kāi)“格式”菜單，單擊“中文版式”選項(xiàng)，單擊“縱橫混排”命令，打開(kāi)“縱橫混排”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕，文檔中的數(shù)字就是橫排的了；可以發(fā)現(xiàn)由于選擇的字?jǐn)?shù)較多，在文檔中根本看不清設(shè)置的效果，打開(kāi)“縱橫混排”對(duì)話框，清除“適應(yīng)行寬”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，設(shè)置的效果就可以看出來(lái)了(如圖16)。

　　如果要恢復(fù)原來(lái)的樣子，就將光標(biāo)定位在混排的文字中，打開(kāi)“縱橫混排”對(duì)話框，單擊“刪除”按鈕，單擊“確定”按鈕，文檔中的文字就變成原來(lái)的樣子了。

　　5．合并字符　

　　合并字符功能可以把幾個(gè)字符集中到一個(gè)字符的位置上。打開(kāi)“格式”菜單，單擊“中文版式”選項(xiàng)，單擊“合并字符”命令，打開(kāi)“合并字符”對(duì)話框，在“文字”輸入框中輸入“天天向上”，單擊“確定”按鈕，在文檔中就可以看到我們?cè)O(shè)置的效果了(如圖17)；同樣如果不想合并了，把光標(biāo)定位在這里，打開(kāi)“合并字符”對(duì)話框，單擊“刪除”按鈕，文檔中的合并字符效果就消失了。

圖17

　　6．和雙行合一

　　選中要合并的文字，打開(kāi)“格式”菜單中的“中文版式”子菜單，單擊“雙行合一”命令，選定的文字已經(jīng)出現(xiàn)在了“文字”輸入框中，從“預(yù)覽”窗中可以看到效果，單擊“確定”按鈕，文檔中的這些文字就變成了一行的高度中顯示兩行的樣子；如果不想要了，還是把光標(biāo)定位到這個(gè)雙行合一處，打開(kāi)“雙行合一”對(duì)話框，單擊“刪除”按鈕就可以了(如圖18)。

　　“雙行合一”，它同“合并字符”的作用有些相似，但不同的是，合并字符有六個(gè)字符的限制，而這個(gè)選項(xiàng)沒(méi)有，合并字符時(shí)可以設(shè)置合并的字符的字體的大小，而雙行合一則沒(méi)有。 如果想要“雙行合一”后的文字帶上括號(hào)，可以將“帶括號(hào)”選項(xiàng)前的復(fù)選框選中。

圖18 　　　　　　　　　　　　　　　　　　圖19

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　　由于一般為了美觀都把段落的對(duì)齊設(shè)置為兩端對(duì)齊，而且默認(rèn)不斷字，這樣如果在一行的末尾有一個(gè)詞特別長(zhǎng)，在這一行中放不下時(shí)，Word就會(huì)把它移動(dòng)到下一行中，這樣就會(huì)出現(xiàn)文檔中有些行的單詞的間距太大了，一行的長(zhǎng)度越小這種情況就越嚴(yán)重。此問(wèn)題可以通過(guò)設(shè)置斷字來(lái)解決： 打開(kāi)“工具”菜單，在“語(yǔ)言”項(xiàng)上單擊“斷字”命令，打開(kāi)“斷字”對(duì)話框，選中“自動(dòng)斷字”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了(如圖19)。

　　手動(dòng)斷字：打開(kāi)“斷字”對(duì)話框，單擊“手動(dòng)”按鈕，就會(huì)出現(xiàn)“人工斷字”對(duì)話框，Word會(huì)自動(dòng)在可以設(shè)置斷字的地方預(yù)先加上連字符，光標(biāo)閃爍的地方是Word默認(rèn)的斷字位置，單擊“是”，接受Word默認(rèn)的斷字設(shè)置，單擊“否”按鈕表示不接受Word對(duì)這一行的斷字設(shè)置，對(duì)于有多個(gè)可以斷字位置的單詞，將光標(biāo)移動(dòng)到任意連字符的位置單擊“是”按鈕都可以在該連字符處設(shè)置斷字；單擊“取消”按鈕則會(huì)保留先前設(shè)置的斷字，而后面的斷字不再設(shè)置。

　　取消斷字：如果有哪一部分不想設(shè)置斷字，可以在段落的格式中設(shè)置不斷字：將光標(biāo)定位在段落中，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，單擊“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡，選中“取消斷字”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。