圖1 圖2
大綱級(jí)別是段落格式的一個(gè)選項(xiàng)，前面沒(méi)有接觸到，右邊是稿件的原稿，左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中沒(méi)有任何的文字，打開(kāi)“格式”菜單，單擊“段落”命令(圖2)，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，在 “大綱級(jí)別”的下拉列表框中選擇“2級(jí)”(圖3)，單擊“確定”按鈕，這個(gè)段落就在左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)了；把下面段落的大綱級(jí)別設(shè)置為“2級(jí)”，這個(gè)段落也出現(xiàn)在了文檔結(jié)構(gòu)圖的列表中。
圖3
Word共將段落分成了十個(gè)級(jí)別，其中只有正文一級(jí)不會(huì)在文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)，而從第一級(jí)到第九級(jí)的大綱級(jí)別是從屬的關(guān)系，這個(gè)2級(jí)大綱歸屬于1級(jí)來(lái)管，單擊這個(gè)減號(hào)，可以把層級(jí)折疊起來(lái)，而且減號(hào)變成了加號(hào)，單擊加號(hào)，層級(jí)又展開(kāi)了。
事實(shí)上一般文檔多數(shù)用樣式來(lái)排版，而通常在樣式中已經(jīng)包含了大綱級(jí)別的設(shè)置，因此只要應(yīng)用了標(biāo)準(zhǔn)的樣式排版，就可以在任何時(shí)候方便地查閱文檔。
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第二節(jié) 定位和瀏覽 |
文檔中的表格、圖表、圖片等可以使用瀏覽和定位，打開(kāi)“編輯”菜單，單擊“定位”命令，打開(kāi)“定位”對(duì)話框，從“定位目標(biāo)”列表中選擇目標(biāo)，單擊“下一處”按鈕，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)在下一個(gè)表格處停住，單擊“關(guān)閉”按鈕，就可以看到表格了(圖4)。
圖4
使用瀏覽來(lái)也可以直接查看這些對(duì)象，Ctrl+PageUp和
Ctrl+PageDown是瀏覽的快捷鍵，默認(rèn)的瀏覽方式是按頁(yè)瀏覽。實(shí)際上還可以按表格、域、圖形、標(biāo)題、節(jié)、腳注、尾注、批注、編輯位置等來(lái)瀏覽。單擊垂直滾動(dòng)條上的“選擇瀏覽對(duì)象”按鈕（圖5)，在打開(kāi)的面板中選擇“按標(biāo)題瀏覽”，單擊滾動(dòng)條上的有兩個(gè)下箭頭的按鈕，光標(biāo)到了下一個(gè)標(biāo)題處，單擊有兩個(gè)上箭頭的按鈕，光標(biāo)到了上一個(gè)標(biāo)題處。這時(shí)兩個(gè)快捷鍵“Ctrl+PageUp和Ctrl+PageDown”也可以起到同樣的效果。 圖5
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第三節(jié) 插入目錄 |
在Word中可以對(duì)一個(gè)編輯和排版完成的稿件自動(dòng)生成目錄。
把光標(biāo)定位到文檔的最后，打開(kāi)“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，這里的目錄設(shè)置是按照樣式來(lái)進(jìn)行的，單擊“格式”下拉列表框，選擇“簡(jiǎn)單”，選中“頁(yè)碼右對(duì)齊”前的復(fù)選框，單擊“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框，選擇圓點(diǎn)，單擊“確定”按鈕，Word就自動(dòng)生成了文檔的目錄(圖6)。就像文檔結(jié)構(gòu)圖一樣，可以通過(guò)單擊這些目錄的條目直接跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的位置。
圖6
所有的圖形或表格也可以列一個(gè)目錄，首先要給每一個(gè)圖形對(duì)象加上一個(gè)題注：選擇要在索引中出現(xiàn)的圖形對(duì)象，打開(kāi)“插入”菜單，單擊“題注”命令，打開(kāi)“題注”對(duì)話框(圖7)，在“題注”輸入框中對(duì)象編號(hào)的右邊輸入題注的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，然后同樣在其它的對(duì)象上都加上題注，將光標(biāo)定位要插入索引的地方，打開(kāi)“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，單擊“圖表目錄”選項(xiàng)卡，這里的設(shè)置和前面文檔目錄很相似，不做什么改變，單擊“確定”按鈕，就在文檔中加入了一個(gè)圖形的目錄，單擊相應(yīng)的目錄可以到達(dá)相應(yīng)的圖形處。
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第四節(jié) 視圖的介紹 |
在Word中一共有四種視圖，通常使用的是頁(yè)面視圖，它以頁(yè)面的形式顯示編輯的文檔，所有的圖形對(duì)象都可以在這里完整地顯示出來(lái)，因此也是平時(shí)用得最多的。
在使用了文檔結(jié)構(gòu)圖之后，文檔的內(nèi)容經(jīng)常無(wú)法在屏幕上完全顯示出來(lái)，這時(shí)可以使用普通視圖或大綱視圖：?jiǎn)螕羲綕L動(dòng)條左邊的“普通視圖”按鈕，切換到普通視圖中。每個(gè)視圖都有不同的設(shè)置，在“文檔結(jié)構(gòu)圖”的視圖中，打開(kāi)“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，選中“大綱視圖和普通視圖選項(xiàng)”選擇區(qū)中“窗口中自動(dòng)換行”前的復(fù)選框(圖8)，單擊“確定”按鈕，在文檔的內(nèi)容就在窗口中完全顯示出來(lái)了。
圖8
在普通視圖中因?yàn)椴幌耥?yè)面視圖中那樣一頁(yè)一頁(yè)看上去那么明顯，因此它的分頁(yè)使用一條虛線來(lái)表示。另外在普通視圖中無(wú)法看到圖形對(duì)象、插入的頁(yè)碼、頁(yè)眉和頁(yè)腳等內(nèi)容，也不能進(jìn)行豎向的排版，所以這個(gè)視圖通常用來(lái)進(jìn)行文字的輸入、編輯和查閱純文字的文檔等。
Web版式視圖的最大優(yōu)點(diǎn)是聯(lián)機(jī)閱讀方便，它不以實(shí)際打印的效果顯示文字，而是將文字顯示得大一些，并使段落自動(dòng)換行以適應(yīng)當(dāng)前窗口的大小，而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案。
大綱視圖中在每一個(gè)段落的前面都有一個(gè)標(biāo)記，不過(guò)在大綱視圖中查看和重新組織文檔的內(nèi)容都是非常方便；它跟文檔結(jié)構(gòu)圖有些像，也是根據(jù)段落的大綱級(jí)別有層級(jí)地設(shè)置，前面有小正方形的段落的級(jí)別是正文，而這些前面有加號(hào)的段落則在文檔結(jié)構(gòu)圖中都有，也就是說(shuō)，在大綱視圖中的文檔也可以折疊和展開(kāi)。
大綱視圖的界面中有一個(gè)“大綱”工具欄，單擊大綱工具欄上的 “折疊”按鈕，這一部分的層級(jí)就折疊了一層，再單擊，又折疊了一層，在這個(gè)層級(jí)的下面出現(xiàn)了一條下劃線，這就表示這個(gè)層級(jí)已經(jīng)完全折疊了起來(lái)；單擊“展開(kāi)”按鈕，可以展開(kāi)一個(gè)層級(jí)，再單擊，又展開(kāi)一層。這和文檔結(jié)構(gòu)圖很像，若只想展開(kāi)此層下面的層級(jí)，把光標(biāo)定位到這個(gè)段落中，單擊“展開(kāi)”按鈕(圖9)，就只有這項(xiàng)所包含的層級(jí)展開(kāi)了。光標(biāo)在哪里，就展開(kāi)哪個(gè)項(xiàng)目的層級(jí)。
圖9
大綱視圖的另一個(gè)作用就是可以方便地調(diào)整段落的大綱級(jí)別，調(diào)整各個(gè)級(jí)別的順序等，選中一個(gè)段落，單擊“大綱”工具欄上的“下移”按鈕，這個(gè)段落就和下面段落互換了位置。
這個(gè)工具欄還有一個(gè)用途就是可以方便地設(shè)置文檔的大綱級(jí)別。單擊“大綱”工具欄上的“顯示所有標(biāo)題”按鈕，展開(kāi)所有層級(jí)，把光標(biāo)定位到一個(gè)大綱級(jí)別為“正文”的段落中，單擊“大綱”工具欄中的“提升”按鈕，這個(gè)段落就和它原來(lái)的上一級(jí)段落同級(jí)了，單擊“降低”按鈕，段落的大綱級(jí)別就降了一級(jí)，單擊“降為正文文字”按鈕，就可以把它變回正文了。
大綱視圖還有一個(gè)很有用的功能，就是制作主控文檔。用主控文檔可以方便地對(duì)系列的文檔進(jìn)行組織和管理，可以很方便地創(chuàng)建文檔間參考資料、目錄和子文檔索引等，而且不必一一打開(kāi)即可打印多篇子文檔、拖曳移動(dòng)大段文本以及子文檔。如果處理一篇幾百頁(yè)的文檔時(shí)，Word的速度很慢，使用主控文檔會(huì)既快又方便。
在大綱視圖中單擊任意段落前面的標(biāo)記（包括加號(hào)、減號(hào)、和小正方形）可以選中這個(gè)段落和它下面的所有從屬于這個(gè)段的段落。
上下拖動(dòng)段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的位置。
左右拖動(dòng)段落的標(biāo)記可以改變段落及其下屬段落的大綱級(jí)別。
顯示不同級(jí)別的大綱可以通過(guò)單擊大綱工具欄上的級(jí)別按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)，單擊這個(gè)首句按鈕還可以使大綱視圖中顯示的所有段落只顯示第一句。
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第五節(jié) 窗口、書(shū)簽和索引 |
1.窗口
打開(kāi)“窗口”菜單，單擊“新建窗口”命令，當(dāng)前窗口文檔新建一個(gè)窗口，現(xiàn)在編輯的文檔標(biāo)題欄上的文檔名稱后面加上了一個(gè)“:2”，這就是新建的窗口；在原來(lái)的窗口中，它的標(biāo)題欄上文件名稱后顯示出一個(gè)“:1”；現(xiàn)在改變兩個(gè)窗口中任何一個(gè)的內(nèi)容都將同時(shí)影響到兩個(gè)窗口。
打開(kāi)“窗口”菜單，單擊“全部重排”命令，可以同時(shí)看到兩個(gè)窗口。可是這樣可以編輯的地方很小。
打開(kāi)“窗口”菜單，選擇“拆分”命令，文檔中出現(xiàn)一條線，移動(dòng)它到文檔的中間位置，單擊后，文檔就分別在上下兩個(gè)窗口中顯示。
打開(kāi)“窗口”菜單，單擊“取消拆分”命令，可以取消拆分。
用鼠標(biāo)拖動(dòng)垂直滾動(dòng)條上的拆分條，也可以自由拆分窗口；取消拆分時(shí)只需將分隔線向上拖動(dòng)到文檔的頂部即可。
2.添加書(shū)簽：
將光標(biāo)定位到要添加書(shū)簽的位置，然后打開(kāi)“插入”菜單，選擇“書(shū)簽”命令，打開(kāi)“書(shū)簽”對(duì)話框，在對(duì)話框中鍵入書(shū)簽名(圖10)，然后單擊“添加”按鈕，就可以創(chuàng)建新的書(shū)簽；要注意，書(shū)簽名中不能有空格。
圖10
3.添加索引
索引是文檔中按字母順序排列的術(shù)語(yǔ)表，它可以方便閱讀文檔。
添加索引項(xiàng)
先選定要標(biāo)記為索引的術(shù)語(yǔ)，然后打開(kāi)“插入”菜單，單擊“索引和目錄”命令，在“索引”選項(xiàng)卡中單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕(圖11)，打開(kāi)“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框，單擊對(duì)話框中的“標(biāo)記”按鈕，就可以將所選擇的術(shù)語(yǔ)標(biāo)記為索引項(xiàng)。
圖11
這樣標(biāo)記了索引項(xiàng)后，不用關(guān)閉對(duì)話框，直接繼續(xù)滾動(dòng)文檔來(lái)查找要標(biāo)記為索引項(xiàng)的術(shù)語(yǔ)，在文檔中選中它們，再回到對(duì)話框中將其標(biāo)記為索引項(xiàng)，在標(biāo)記完了所有的索引項(xiàng)后單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對(duì)話框(圖12)。
圖12
建立索引
在標(biāo)記完了所有的索引項(xiàng)后，將插入點(diǎn)放在要生成索引的位置，然后選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，在“索引”選項(xiàng)卡中選擇索引的類型和格式，這里的“打印預(yù)覽”框可以顯示所選擇的索引的外觀；然后單擊“確定”就可以生成索引了，同時(shí)會(huì)顯示索引項(xiàng)所在的頁(yè)碼。