Word文檔的保護(hù)功能可以說(shuō)從Word 97一直到Word XP都是老一套，沒(méi)有很大的變化，一些用戶甚至對(duì)它都不屑一顧了。但Word 2003的“保護(hù)文檔”功能有了較大的改觀，除沿襲了以前版本的修訂保護(hù)、批注保護(hù)、窗體保護(hù)之外，還新增了對(duì)文檔格式的限制、對(duì)文檔的局部進(jìn)行保護(hù)等功能。下面就請(qǐng)大家與筆者一起來(lái)體驗(yàn)這些新功能吧！
一、設(shè)置文檔的格式限制功能來(lái)保護(hù)文檔格式
如果您使用文檔的“格式設(shè)置限制”功能，則可以防止用戶應(yīng)用你未明確指定的可用樣式；也可以防止用戶直接將格式應(yīng)用于文本(例如，項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)列表，以及字體格式)，限制格式之后，用于直接應(yīng)用格式的命令和鍵盤(pán)快捷鍵將無(wú)法再使用，從而對(duì)文檔的格式進(jìn)行保護(hù)。
-具體方法
1.單擊“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，進(jìn)入“保護(hù)文檔”任務(wù)窗口。
2.在“保護(hù)文檔”任務(wù)窗口中，選中“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框，單擊“設(shè)置”按鈕(如圖1所示)。
圖1保護(hù)窗口設(shè)置窗口
3.在彈出的“格式設(shè)置限制”對(duì)話框中勾選“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”，然后在對(duì)話框中選擇需要進(jìn)行格式限制的樣式，并清除文檔中不允許設(shè)置其格式的樣式的復(fù)選框(如圖2所示)。
圖2格式設(shè)置限制
4.點(diǎn)“確定”按鈕，會(huì)彈出一個(gè)警告對(duì)話框，點(diǎn)擊“是”按鈕。比如，我們?cè)?ldquo;格式設(shè)置限制”對(duì)話框中取消了對(duì)“標(biāo)題1樣式”的勾選，確定后，在彈出的警告對(duì)話框中單擊“是”，這樣凡是應(yīng)用了標(biāo)題1樣式的區(qū)域格式將會(huì)被清除掉，而其他格式則保留。
5.在“保護(hù)文檔”窗口中單擊“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”。
6.在“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”對(duì)話框中的“新密碼(可選)”框中鍵入密碼，確認(rèn)該密碼后點(diǎn)“是”即可啟動(dòng)文檔格式限制功能。
提示：
1.若要將樣式限制為最小數(shù)目的推薦選項(xiàng)，請(qǐng)單擊圖2中的“推薦的樣式”按鈕。您可以將樣式限制為更少的選項(xiàng)，但是這樣會(huì)刪除Microsoft Word在某些功能中使用的樣式，例如目錄以及項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)列表。
2.若希望保留部分鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式功能(工具/自動(dòng)更正選項(xiàng)/鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式)，例如將分?jǐn)?shù)“1/2”更改為“？”，請(qǐng)選中“允許自動(dòng)套用格式替代格式設(shè)置限制”復(fù)選框。
二、設(shè)置文檔的局部保護(hù)功能
Word 2003的文檔保護(hù)功能最大改進(jìn)要數(shù)文檔的局部保護(hù)了，可以將部分文檔指定為無(wú)限制。
-具體方法：
1.選定需要進(jìn)行編輯的(無(wú)限制的)文本，按住Ctrl鍵可選中不連續(xù)的內(nèi)容；
2.在“編輯限制”的“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”列表中選中“未做任何更改(只讀)”，防止用戶更改文檔(如圖3所示)。
圖3編輯限制
3.在“例外項(xiàng)”中選擇可以對(duì)其編輯的用戶。如果允許打開(kāi)文檔的任何人編輯所選部分，則選中“組”框中的“每個(gè)人”復(fù)選框；如果允許特定的個(gè)人編輯所選部分，單擊“更多用戶”，然后輸入用戶名(可以是Microsoft Windows用戶賬戶或電子郵件地址)，用分號(hào)分隔，點(diǎn)“確定”(如圖4所示)。
圖4添加用戶
4.對(duì)于允許編輯所選部分的個(gè)人，請(qǐng)選中其名字旁的復(fù)選框，最后單擊“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”，并輸入保護(hù)密碼。
提示：若要給文檔指定密碼，以便知道密碼的用戶能解除保護(hù)，請(qǐng)選中“密碼”單選按鈕，在“新密碼?可選?”框中鍵入密碼，然后確認(rèn)該密碼。若要加密文檔，使得只有文檔的授權(quán)擁有者才能解除保護(hù)，請(qǐng)單擊“用戶驗(yàn)證”(如圖5所示)。
圖5啟動(dòng)密碼保護(hù)
這樣，只有選定區(qū)域的文本可以編輯(高亮顯示)，而其它沒(méi)有選中的區(qū)域就不能進(jìn)行編輯。
如果要停止保護(hù)，可單擊“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格底部的“停止保護(hù)”按鈕，輸入密碼，即可解除保護(hù)。
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