在教學(xué)管理工作中，學(xué)生成績的處理是一項(xiàng)枯燥煩瑣的工作。Excel 2000提供了一個(gè)宏命令，利用它可以大大地縮短工作時(shí)間，提高工作效率。
準(zhǔn)備工作
在完成某年級(jí)所有班的成績錄入之后，首先打開班級(jí)人數(shù)最多的那個(gè)成績文件（例如，該班學(xué)生人數(shù)為70名）。成績表中A列為學(xué)號(hào)（A1內(nèi)容為“學(xué)號(hào)”，后同）、B列為姓名、C列為語文、D列為數(shù)學(xué)、E列為政治、F列為總分、G列為名次。
錄制宏命令
單擊菜單“工具→宏→錄制新宏”，出現(xiàn)“錄制新宏”的對(duì)話框，輸入宏名，如“高一”，選擇“保存在”項(xiàng)目中的“個(gè)人宏工作簿”，單擊?確定?按鈕，開始錄制宏命令。
1． 計(jì)算總分并按“總分”排序
選中單元格C2至E2，單擊工具欄上匯總命令“∑”，得出第一個(gè)學(xué)生的總分。選中F2單元格，拖動(dòng)填充柄至F71。選中F列中任一有內(nèi)容的單元格，打開菜單“數(shù)據(jù)→排序”的對(duì)話框，以“總分”為主要關(guān)鍵字遞減，以學(xué)號(hào)為次要關(guān)鍵字遞增，單擊?確定?按鈕。
2． 排名次
排名次一般來說有兩種情況，一是從小到大的順序排序：在G2單元格中輸入“1”，G3單元格中輸入“2”，選中單元格G2和G3，雙擊填充柄或拖動(dòng)填充柄至G71；另一個(gè)是要求同分同名次：在G2單元格中輸入“＝RANK?F2?F?F?”，然后選中單元格G2，雙擊填充柄或拖動(dòng)填充柄至G71單元格。如果按第二種情況，還要進(jìn)行以下操作：選中G列，復(fù)制，利用“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”把G列內(nèi)容復(fù)制到G列（或復(fù)制到H列后再刪除G列，H列自動(dòng)變?yōu)镚列）。
3． 計(jì)算全班各科平均分
在C72單元格輸入“＝AVERAGE?C2?C71?”，求出“語文”的平均分。選中C72，拖動(dòng)填充柄至E72，就求出了所有科目的平均分。求總分平均分時(shí)要在F72單元格中輸入公式“＝SUM?F2?F71?/?COUNTA?B2?B71??”。其中“COUNTA?B2?B71?”是用來計(jì)算該班人數(shù)，不要使用如“COUNTA?C2?C71?”，以防出錯(cuò)。
4． 計(jì)算前N名學(xué)生的各科平均分
比如計(jì)算前30名學(xué)生的各科平均分。在C73單元格中輸入“＝AVERAGE?C2?C31? ”，求出“語文”前30名的平均分，選中C73單元格，拖動(dòng)填充柄至F73，就計(jì)算出了該班前30名的各科平均分及總分的平均分。
5． 計(jì)算達(dá)優(yōu)率、及格率
按前兩科的達(dá)優(yōu)分?jǐn)?shù)段為120計(jì)算，政治的達(dá)優(yōu)分?jǐn)?shù)段為80計(jì)算，在C74單元格中輸入“＝COUNTIF?C2?C71?″＞＝120″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在D74單元格中輸入“＝COUNTIF?D2?D71?″＞＝120″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在E74單元格中輸入“＝COUNTIF?E2?E71?″＞＝80″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，就會(huì)得出各科達(dá)到優(yōu)秀分?jǐn)?shù)段的百分比；同樣，計(jì)算及格率時(shí)在C75單元格中輸入“＝COUNTIF?C2?C71?″＞＝90″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在D75單元格中輸入“＝COUNTIF?D2?D71?″＞＝90″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在E75單元格中輸入“＝COUNTIF?E2?E71?″＞＝60″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，就可以算出各科達(dá)到及格分?jǐn)?shù)段的百分比。
6． 計(jì)算各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)
一般按10分一個(gè)分?jǐn)?shù)段。以計(jì)算語文分?jǐn)?shù)段為例，在C75單元格中輸入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＞＝140″?”，D75中輸入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＞＝130″?”，……H75單元格中輸入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＞＝90″?”，I75單元格中輸入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＜90″?”，就可以求出各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。求其他科目時(shí)，只需把公式中“C”換成對(duì)應(yīng)的列號(hào)即可，如計(jì)算政治“＞＝90”的人數(shù)，在H77單元格中輸入“＝COUNTIF?＄E2?＄E71?″＞＝90″?”。
7． 結(jié)束錄制
單擊“停止錄制”按鈕，宏的錄制過程結(jié)束。
利用所創(chuàng)建的宏命令
打開第二個(gè)班的成績文件后，選中C72單元格使其成為活動(dòng)單元格，選擇菜單“工具→宏→宏”，出現(xiàn)“宏”對(duì)話框，在“宏名”列表框中選擇剛建立的宏文件名“高一”，單擊?執(zhí)行?按鈕，宏命令就會(huì)運(yùn)行。運(yùn)行完畢后，第二個(gè)班的成績就計(jì)算完了。同樣，其他各班的成績都可以這樣來處理。
數(shù)據(jù)的歸類
把各班平均分和各科分?jǐn)?shù)段分別應(yīng)用“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”復(fù)制到對(duì)應(yīng)的工作表或工作簿中，就得到了完整的各班平均分（或者各班前N名的平均分）和各分?jǐn)?shù)段人數(shù)的統(tǒng)計(jì)表。
在錄制“宏命令”的過程中要注意，錄制的都是所有成績文件具有共性的內(nèi)容。如果是某個(gè)文件所特有的，如按“高一·1班成績”為名來保存文件，就不能出現(xiàn)在錄制宏的過程中，否則就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。錄制好宏命令后，在以后的考試成績處理中，就可以直接用來處理這個(gè)年級(jí)的成績文件了。這個(gè)宏命令也可以用來處理其他年級(jí)的成績文件，如果科目數(shù)量不同或要求不同，按照這一方法再建立一個(gè)新的宏命令就可以了。雖然建立宏命令的過程有些麻煩，但是如果能夠很好利用的話，會(huì)起到事半功倍的效果。
注：本文中有些公式用到“＄”，在復(fù)制公式時(shí)引用范圍不會(huì)發(fā)生變化。如計(jì)算達(dá)優(yōu)率時(shí)在C74單元格中輸入公式后，復(fù)制公式至E74，然后再依次修改對(duì)應(yīng)的內(nèi)容即可。如采用復(fù)制公式的方法，在D74中只需把“″＞＝120″”改為“″＞＝80″”即可。