單位里的各類(lèi)文件資料堆積如山，繼續(xù)存在電腦里，隨時(shí)都可能遭受病毒侵害和系統(tǒng)崩潰的滅頂之災(zāi)。資料的保管最理想最安全的辦法是刻錄到光盤(pán)里�？啼浿�，我們必須對(duì)雜亂的文檔進(jìn)行整理。有一個(gè)很有效的整理方法，雖然操作起來(lái)有些麻煩，但日后查找卻極為方便。試想，當(dāng)老板十萬(wàn)火急地要你立馬找出上年度的工作總結(jié)，面對(duì)成百上千的文檔，你僅僅動(dòng)了幾下鼠標(biāo)就輕松搞定時(shí)，老板會(huì)怎樣欣賞你
1．準(zhǔn)備工作：打開(kāi)資源管理器，在任意盤(pán)符新建一個(gè)文件夾，將要刻錄的所有文件存在其中。
2．建立Excel表格：建立一個(gè)Excel表格，用來(lái)錄入文檔的相關(guān)資料。可以分為序號(hào)、文件類(lèi)型、文件名稱(chēng)、文件來(lái)源、文件日期、備注等。文件類(lèi)型又可分為上級(jí)文件、單位文件、人事資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。制作表格時(shí)，最好不要進(jìn)行單元格的合并，以免影響以后的操作。
3．資料的錄入：資料錄入時(shí)無(wú)需分類(lèi)進(jìn)行，可以無(wú)序錄入。除了在表格中直接錄入外，還可以利用窗體來(lái)錄入。方法是：?jiǎn)螕舨藛螜?ldquo;數(shù)據(jù)/記錄單”，打開(kāi)窗體錄入框，在相應(yīng)的框格中輸入資料。輸入完后，回車(chē)打開(kāi)新的一張表格（如圖1）。輸入之前可以先將文件類(lèi)型、文件來(lái)源等項(xiàng)目中的固定分類(lèi)，通過(guò)“自動(dòng)更正”功能逐一用簡(jiǎn)單的符號(hào)代替，只要輸入簡(jiǎn)單的符號(hào)就可以了
4．建立超鏈接：錄入之后，選定每個(gè)文件名稱(chēng)的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“超鏈接”，在彈出對(duì)話(huà)框中選擇對(duì)應(yīng)的文檔。
5．排序：因?yàn)槲覀兪菬o(wú)序錄入的，錄入完后，為了有序排列，就要利用排序功能了。選中表格的任意單元格，執(zhí)行菜單欄上“工具/選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話(huà)框中單擊“自定義序列”選項(xiàng)卡，在左邊框中選擇“新序列”，單擊“導(dǎo)入”后，選中表格中文件類(lèi)型的所在區(qū)域，再按一次“導(dǎo)入”（如圖2），確定后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)原先無(wú)序的內(nèi)容一下子變得有序了。
排序之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)序號(hào)因此被打亂了。沒(méi)關(guān)系，在你排序之前，在序號(hào)列之后插入一空白列，任你怎么排序，序號(hào)都不會(huì)改變。不過(guò)，記得排序之后刪除這列。
將表格保存到新建的文件夾里并放在所有文檔之前。好了，所有的整理工作都完成了，最后就是把文檔刻錄到光盤(pán)里保存了。
1．準(zhǔn)備工作：打開(kāi)資源管理器，在任意盤(pán)符新建一個(gè)文件夾，將要刻錄的所有文件存在其中。
2．建立Excel表格：建立一個(gè)Excel表格，用來(lái)錄入文檔的相關(guān)資料。可以分為序號(hào)、文件類(lèi)型、文件名稱(chēng)、文件來(lái)源、文件日期、備注等。文件類(lèi)型又可分為上級(jí)文件、單位文件、人事資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。制作表格時(shí)，最好不要進(jìn)行單元格的合并，以免影響以后的操作。
3．資料的錄入：資料錄入時(shí)無(wú)需分類(lèi)進(jìn)行，可以無(wú)序錄入。除了在表格中直接錄入外，還可以利用窗體來(lái)錄入。方法是：?jiǎn)螕舨藛螜?ldquo;數(shù)據(jù)/記錄單”，打開(kāi)窗體錄入框，在相應(yīng)的框格中輸入資料。輸入完后，回車(chē)打開(kāi)新的一張表格（如圖1）。輸入之前可以先將文件類(lèi)型、文件來(lái)源等項(xiàng)目中的固定分類(lèi)，通過(guò)“自動(dòng)更正”功能逐一用簡(jiǎn)單的符號(hào)代替，只要輸入簡(jiǎn)單的符號(hào)就可以了
4．建立超鏈接：錄入之后，選定每個(gè)文件名稱(chēng)的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“超鏈接”，在彈出對(duì)話(huà)框中選擇對(duì)應(yīng)的文檔。
5．排序：因?yàn)槲覀兪菬o(wú)序錄入的，錄入完后，為了有序排列，就要利用排序功能了。選中表格的任意單元格，執(zhí)行菜單欄上“工具/選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話(huà)框中單擊“自定義序列”選項(xiàng)卡，在左邊框中選擇“新序列”，單擊“導(dǎo)入”后，選中表格中文件類(lèi)型的所在區(qū)域，再按一次“導(dǎo)入”（如圖2），確定后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)原先無(wú)序的內(nèi)容一下子變得有序了。
排序之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)序號(hào)因此被打亂了。沒(méi)關(guān)系，在你排序之前，在序號(hào)列之后插入一空白列，任你怎么排序，序號(hào)都不會(huì)改變。不過(guò)，記得排序之后刪除這列。
將表格保存到新建的文件夾里并放在所有文檔之前。好了，所有的整理工作都完成了，最后就是把文檔刻錄到光盤(pán)里保存了。