文件分析了GMP中關(guān)于采購和供應(yīng)商管理的具體要求，幫助企業(yè)了解監(jiān)管機構(gòu)在審核過程中關(guān)注的關(guān)鍵點，避免潛在的合規(guī)風(fēng)險。

 

1、供應(yīng)商管理

 

　　條款原文

 

　　第二百五十五條 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)對所有生產(chǎn)用物料的供應(yīng)商進行質(zhì)量評估，會同有關(guān)部門對主要物料供應(yīng)商（尤其是生產(chǎn)商）的質(zhì)量體系進行現(xiàn)場質(zhì)量審計，并對質(zhì)量評估不符合要求的供 應(yīng)商行使否決權(quán)。

 

　　主要物料的確定應(yīng)當(dāng)綜合考慮企業(yè)所生產(chǎn)的藥品質(zhì)量風(fēng)險、物料用量以及物料對藥品質(zhì)量的影響程度等因素。

 

　　企業(yè)法定代表人、企業(yè)負(fù)責(zé)人及其他部門的人員不得干擾或妨礙質(zhì)量管理部門對物料供應(yīng)商獨立作出質(zhì)量評估。

 

　　條款解讀

 

　　主要明確質(zhì)量管理部門在對物料供應(yīng)商質(zhì)量評估、現(xiàn)場審計、批準(zhǔn)確定過程中的作用和權(quán)力。

 

　　檢查要點

 

　　1.對物料供應(yīng)商審計、評估時各部門職責(zé)分工與權(quán)力是否明確；

 

　　2.評估供應(yīng)商及物料時的參數(shù)及范圍設(shè)置是否合理；

 

　　3.供應(yīng)商質(zhì)量評估結(jié)果是否由質(zhì)量管理部門獨立作出。

 

　　典型缺陷及分析

 

　　1.評估某長期物料供應(yīng)商時，質(zhì)量管理部門在對供應(yīng)商做出質(zhì)量評估報告之前，企業(yè)負(fù)責(zé)供應(yīng)和銷售的負(fù)責(zé)人先簽署了意見，不符合質(zhì)量管理部門獨立評估、審核的原則。

 

　　2.某一物料的無菌保證水平對企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量有較大影響，企業(yè)未對供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場的無菌保證條件進行審查。

 

2、供應(yīng)商管理操作規(guī)程

 

　　條款原文

 

　　第二百五十六條 應(yīng)當(dāng)建立物料供應(yīng)商評估和批準(zhǔn)的操作規(guī)程，明確供應(yīng)商的資質(zhì)、選擇的原則、質(zhì)量評估方式、評估標(biāo)準(zhǔn)、物料供應(yīng)商批準(zhǔn)的程序。

 

　　如質(zhì)量評估需采用現(xiàn)場質(zhì)量審計方式的，還應(yīng)當(dāng)明確審計內(nèi)容、周期、審計人員的組成及資質(zhì)。需采用樣品小批量試生產(chǎn)的，還應(yīng)當(dāng)明確生產(chǎn)批量、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定性考察方案。

 

　　條款解讀

 

　　對物料供應(yīng)商的評估和批準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)建立具體的操作規(guī)程，包括評估方式、評估標(biāo)準(zhǔn)、對供應(yīng)商資質(zhì)、規(guī)模的基本要求、參與評估的部門和人員及其職責(zé)、批準(zhǔn)或拒絕供應(yīng)商的程序等。

 

　　檢查要點

 

　　1.是否建立了對供應(yīng)商評估、審計、批準(zhǔn)、變更的操作規(guī)程；

 

　　2.是否規(guī)定了供應(yīng)商的最低要求及資質(zhì)；

 

　　3.參加評估的部門及人員的資質(zhì)是否能夠滿足要求；

 

　　4.是否規(guī)定了對供應(yīng)商的定期審計、定期回顧并執(zhí)行。

 

　　典型缺陷及分析

 

　　典型缺陷：參加對供應(yīng)商現(xiàn)場質(zhì)量評估的人員專業(yè)能力不夠。

 

　　缺陷分析：某一無菌包裝物料的“無菌性”對企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量影響很大，企業(yè)對供應(yīng)商現(xiàn)場審計及評估時，未配備熟悉無菌生產(chǎn)條件及熟悉無菌檢查的專業(yè)人員參加。

 

3、供應(yīng)商審核人員

 

　　條款原文

 

　　第二百五十七條 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)物料供應(yīng)商質(zhì)量評估和現(xiàn)場質(zhì)量審計，分發(fā)經(jīng)批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商名單。被指定的人員應(yīng)當(dāng)具有相關(guān)的法規(guī)和專業(yè)知識，具有足夠的質(zhì)量評估和現(xiàn)場質(zhì)量審計的實踐經(jīng)驗。

 

　　第二百六十二條 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)向物料管理部門分發(fā)經(jīng)批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商名單，該名單內(nèi)容至少包括物料名稱、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)商名稱和地址、經(jīng)銷商（如有）名稱等，并及時更新。

 

　　條款解讀

 

　　對質(zhì)量評估的管理應(yīng)當(dāng)有專人負(fù)責(zé)，且具有一定的該方面的工作經(jīng)驗，至少應(yīng)當(dāng)參加過質(zhì)量評估和現(xiàn)場審計工作；管理部門及人員應(yīng)當(dāng)及時將合格供應(yīng)商的名單等信息發(fā)往有關(guān)部門和人員。

 

　　檢查要點

 

　　1.檢查是否明確規(guī)定有專人負(fù)責(zé)；

 

　　2.檢查負(fù)責(zé)人員的相關(guān)資質(zhì)、資歷證明文件及履行管理職責(zé)的情況；

 

　　3.檢查合格供應(yīng)商名單發(fā)放情況及相關(guān)內(nèi)容。

 

　　典型缺陷及分析

 

　　典型缺陷：供應(yīng)商可以提供某一物料的多種規(guī)格，且有不同的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，但是物料供應(yīng)處的合格供應(yīng)商資料中，沒有供應(yīng)商提供物料的規(guī)格信息。

 

　　缺陷分析：供應(yīng)商可能會提供各種規(guī)格、不同質(zhì)量的某種物料，企業(yè)必須對哪種規(guī)格符合自己的需要進行審核和評估，而且質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)將結(jié)果詳細(xì)提供給物料采購、進貨驗收、質(zhì)量檢查等關(guān)鍵部門和人員。

 

4、供應(yīng)商現(xiàn)場審核

 

　　條款原文

 

　　第二百五十八條 現(xiàn)場質(zhì)量審計應(yīng)當(dāng)核實供應(yīng)商資質(zhì)證明文件和檢驗報告的真實性，核實是否 具備檢驗條件。應(yīng)當(dāng)對其人員機構(gòu)、廠房設(shè)施和設(shè)備、物料管理、生產(chǎn)工藝流程和生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制實驗室的設(shè)備、儀器、文件管理等進行檢查，以全面評估其質(zhì)量保證系統(tǒng)�，F(xiàn)場質(zhì)量審計應(yīng)當(dāng)有報告。

 

　　條款解讀

 

　　明確對供應(yīng)商進行現(xiàn)場審計、評估時至少應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容。如果需要對供應(yīng)商進行現(xiàn)場審計， 應(yīng)當(dāng)事先做好詳細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徲嬘媱�，特別是對于一些關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及部門的情 況、設(shè)施設(shè)備要認(rèn)真審計、詳細(xì)記錄，如有必要還應(yīng)當(dāng)讓被審計方對審計結(jié)果（或記錄）進行確認(rèn)。

 

　　檢查要點

 

　　1.檢查是否制定了現(xiàn)場審計計劃；關(guān)鍵環(huán)節(jié)是否進行了審計；

 

　　2.是否記錄了必要的支持審計結(jié)果的設(shè)施設(shè)備、人員情況、儀器、參數(shù)、文件等信息；

 

　　3.現(xiàn)場審計結(jié)果是否及時報告并提交有關(guān)部門和人員。

 

　　典型缺陷及分析

 

　　典型缺陷：現(xiàn)場審計記錄不詳細(xì)，沒有記錄必要的儀器、設(shè)備、人員等詳細(xì)信息，僅僅是在格式化的記錄表格中用“是”“否”來表示。

 

　　缺陷分析：現(xiàn)場審計記錄應(yīng)當(dāng)記錄審計看到的一些詳細(xì)信息，例如人員的資質(zhì)、資歷，生產(chǎn)、檢驗所需要的設(shè)施設(shè)備等，僅僅只是在格式化的表格里填寫“是”“否”不足以給最終的評估提供 必需的信息。

 

5、供應(yīng)商評估

 

　　條款原文

 

　　第二百五十九條 必要時，應(yīng)當(dāng)對主要物料供應(yīng)商提供的樣品進行小批量試生產(chǎn)，并對試生產(chǎn) 的藥品進行穩(wěn)定性考察。

 

　　第二百六十條 質(zhì)量管理部門對物料供應(yīng)商的評估至少應(yīng)當(dāng)包括：供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件、質(zhì) 量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、企業(yè)對物料樣品的檢驗數(shù)據(jù)和報告。如進行現(xiàn)場質(zhì)量審計和樣品小批量試生產(chǎn) 的，還應(yīng)當(dāng)包括現(xiàn)場質(zhì)量審計報告，以及小試產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗報告和穩(wěn)定性考察報告。

 

　　第二百六十一條 改變物料供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)對新的供應(yīng)商進行質(zhì)量評估；改變主要物料供應(yīng)商的，還需要對產(chǎn)品進行相關(guān)的驗證及穩(wěn)定性考察。

 

　　條款解讀

 

　　對于新的供應(yīng)商的物料或者雖然是長期供應(yīng)商，但其生產(chǎn)狀態(tài)發(fā)生了較大的變化，比如設(shè)備、場地、工藝等的重大變更，應(yīng)當(dāng)重新進行審計和評估；必要時應(yīng)當(dāng)進行試生產(chǎn)，并對試生產(chǎn)的產(chǎn)品 進行相關(guān)的驗證和考察；有些物料的變更還要按照國家有關(guān)規(guī)定進行申報。

 

　　應(yīng)當(dāng)結(jié)合了解到的供應(yīng)商的全部信息，做出對供應(yīng)商最終評估。

 

　　檢查要點

 

　　1.檢查供應(yīng)商是否相對固定；變更主要物料的供應(yīng)商是否進行了重新評估；

 

　　2.檢查對供應(yīng)商生產(chǎn)狀態(tài)的了解是否及時；

 

　　3.檢查評估報告中的內(nèi)容及供應(yīng)商信息是否全面；

 

　　4.檢查應(yīng)當(dāng)申報的供應(yīng)商變更是否按照規(guī)定進行了申報，并經(jīng)批準(zhǔn)后實施。

 

　　典型缺陷及分析

 

　　典型缺陷：供應(yīng)商生產(chǎn)狀態(tài)發(fā)生了較大變化，未對其進行重新評估。

 

　　缺陷分析：從進貨的有關(guān)信息發(fā)現(xiàn)，某物料供應(yīng)商的生產(chǎn)地址發(fā)生了變化，意味著該供應(yīng)商的 生產(chǎn)狀態(tài)發(fā)生了重大變化，但未對其進行重新審計和評估。供應(yīng)商生產(chǎn)地址變化，一般其生產(chǎn)狀態(tài)，包括場地、設(shè)備等均會發(fā)生重大的變化，這些變化對其產(chǎn)品的質(zhì)量可能會有較大的影響，應(yīng)當(dāng)對其 進行重新評估，甚至是現(xiàn)場審計。

 

6、供應(yīng)商質(zhì)量檔案

 

　　條款原文

 

　　第二百六十三條 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)與主要物料供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議，在協(xié)議中應(yīng)當(dāng)明確雙方 所承擔(dān)的質(zhì)量責(zé)任。

 

　　第二百六十四條 質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)定期對物料供應(yīng)商進行評估或現(xiàn)場質(zhì)量審計，回顧分析物 料質(zhì)量檢驗結(jié)果、質(zhì)量投訴和不合格處理記錄。如物料出現(xiàn)質(zhì)量問題或生產(chǎn)條件、工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 和檢驗方法等可能影響質(zhì)量的關(guān)鍵因素發(fā)生重大改變時，還應(yīng)當(dāng)盡快進行相關(guān)的現(xiàn)場質(zhì)量審計。

 

　　第二百六十五條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)對每家物料供應(yīng)商建立質(zhì)量檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)商的資質(zhì) 證明文件、質(zhì)量協(xié)議、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、樣品檢驗數(shù)據(jù)和報告、供應(yīng)商的檢驗報告、現(xiàn)場質(zhì)量審計報告、 產(chǎn)品穩(wěn)定性考察報告、定期的質(zhì)量回顧分析報告等。

 

　　條款解讀

 

　　企業(yè)應(yīng)當(dāng)與最終批準(zhǔn)的物料供應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)；應(yīng)當(dāng)明確進行評估或現(xiàn)場審計的周期；建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案；及時、全面收集并保存供應(yīng)商的有關(guān)資料及產(chǎn)品質(zhì)量信息。

 

　　檢查要點

 

　　1.檢查與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議中是否有明確的質(zhì)量責(zé)任；

 

　　2.檢查是否建立了供應(yīng)商質(zhì)量檔案；質(zhì)量檔案中的供應(yīng)商信息是否全面。

 

　　典型缺陷及分析

 

　　供應(yīng)商檔案信息不全，庫房驗收記錄顯示曾有過物料驗收外包裝不符合要求的情況發(fā)生，但是在供應(yīng)商檔案中未見到相應(yīng)的記錄資料。