在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。

 

　　一、物料編碼之功能

 

　　1、增強物料資料的正確性

 

　　物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。

 

　　2、提高物料管理的工作效率

 

　　物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。

 

　　3、利于電腦的管理

 

　　物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。

 

　　4、降低物料庫存、降低成本

 

　　物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。

 

　　5、防止物料舞弊事件之發(fā)生

 

　　物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。

 

　　6、便于物料之領(lǐng)用

 

　　庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

 

　　二、物料編碼的原則

 

　　物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

 

　　1、簡單性

 

　　編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字符號或數(shù)字上應力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。

 

　　物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱為多級分類。

 

　　2、分類展開性

 

　　物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數(shù)字十進位，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數(shù)字十進位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。

 

　　3、完整性

 

　　在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。

 

　　新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產(chǎn)生，即應賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

 

　　4、單一性

 

　　物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。

 

　　5、一貫性

 

　　物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。

 

　　6、伸縮性

 

　　物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。

 

　　7、組織性

 

　　物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。

 

　　8、適應電腦管理

 

　　電腦的應用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性，如編碼盡可能短、少使用其他符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。

 

　　9、充足性

 

　　物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。

 

　　10、易記性

 

　　在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。

 

　　三、物料編碼的方法

 

　　目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有阿拉伯數(shù)字法：

 

　　阿拉伯數(shù)字法，是以阿拉伯數(shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯數(shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準備物料項目與數(shù)字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的訓練與適應才能運用自如。

 

　　以阿拉伯數(shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：

 

　　1.連續(xù)數(shù)字編碼法

 

　　連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如：1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”，其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。

 

　　2.分級式數(shù)字編碼法

 

　　分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。

 

　　表二為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數(shù)不夠用。

 

　　來 源（大類）材 料（中類） 用 途（小類）

 

　　1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件

 

　　2 = 外購 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料

 

　　3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品

 

　　4 = 化學品

 

　　3.區(qū)段數(shù)字編碼法

 

　　區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。

 

　　上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可。

 

　　4.國際十進分類（U. D. C. ）

 

　　這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。

 

　　1895年的國際圖書館學會決定杜威的十進法為基礎(chǔ)，作更進一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進位分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。

 

　　所謂國際十進位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數(shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數(shù)字為代表，如此進行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形如下：

 

　　6 應用科學

 

　　62.工業(yè)技術(shù)

 

　　621.機械的工業(yè)技術(shù)

 

　　621.8 動力傳動

 

　　621.88 挾具

 

　　621.882. 螺絲、螺帽

 

　　621.882.2 各種小螺絲

 

　　621.882.21 金屬用小螺絲

 

　　621.882.215 丸螺絲

 

　　621.682.215.3 平螺絲

 

　　采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應加以“。”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。

 

　　四、物料編碼的10個知識點

 

　　PDM的中文名稱為產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Product Data Management）。PDM是一門用來管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程（包括過程定義和管理）的技術(shù)。通過實施PDM，可以提高生產(chǎn)效率，有利于對產(chǎn)品的全生命周期進行管理，加強對于文檔，圖紙，數(shù)據(jù)的高效利用，使工作流程規(guī)范化。

 

　　在PDM系統(tǒng)中，管理的對象是產(chǎn)品的設(shè)計數(shù)據(jù)，而產(chǎn)品在生產(chǎn)的必須要有唯一的編碼。所以設(shè)計一套符合企業(yè)需求的編碼系統(tǒng)是上一套PDM系統(tǒng)的前提。本文介紹了關(guān)于編碼的10大要點，供讀者參考！

 

　　1. PDM為什么需要編碼

 

　　在PDM系統(tǒng)中，管理的對象是產(chǎn)品的設(shè)計數(shù)據(jù)，而產(chǎn)品在生產(chǎn)的必須要有唯一的編碼。所以設(shè)計一套符合企業(yè)需求的編碼系統(tǒng)是上一套PDM系統(tǒng)的前提。

 

　　當然，如果企業(yè)上的是圖文檔管理系統(tǒng)，類似Solid Edge Insight或者SolidWorks Enterprise PDM這樣的系統(tǒng)，由于管理的是文件而不是產(chǎn)品。那么有沒有編碼管理關(guān)系不大。

 

　　實際上，基于編碼的管理，也正是PDM和圖文檔管理系統(tǒng)的最大區(qū)別。

 

　　2. 編碼如何產(chǎn)生

 

　　不管有沒有PDM系統(tǒng)，實際上，生產(chǎn)企業(yè)都必須有一個編碼來代表一個產(chǎn)品或一個零件。傳統(tǒng)的方法是由企業(yè)的標準化部門來手工分配編碼。

 

　　如果企業(yè)已經(jīng)上了ERP系統(tǒng)，那么編碼有可能由ERP系統(tǒng)來分配。

 

　　但如果企業(yè)上了一套PDM，設(shè)計文件的編碼再由ERP系統(tǒng)分配，就有點舍近求遠了。因為CAD/PDM是設(shè)計數(shù)據(jù)的源頭。設(shè)計數(shù)據(jù)的編碼由PDM系統(tǒng)自動分配是最合理的。

 

　　3. PDM的編碼與ERP的編碼有什么不同

 

　　PDM的編碼和ERP的編碼都是用來物料的，都需要有唯一性，這一點是相同的。而且PDM的編碼最好和ERP的編碼保持一致，這樣的話，在設(shè)計部門和生產(chǎn)部門之間就可以無縫地傳遞信息。但PDM的編碼與ERP的編碼有兩點不同。

 

　　第一，PDM的編碼只負責設(shè)計數(shù)據(jù)，不負責生產(chǎn)數(shù)據(jù)。例如原材料、毛坯件、加工設(shè)備、辦公用品，這類物料倉庫需要管理，生產(chǎn)也需要，但和PDM關(guān)系不大。這類數(shù)據(jù)的編碼應該在ERP系統(tǒng)中分配。

 

　　第二，PDM的設(shè)計文件會發(fā)生更改，更改后的設(shè)計文件編碼保持不變，版本會發(fā)生更新。而在ERP系統(tǒng)中，不同版本的零件實際上是作為兩種零件來處理的，不能相互替代使用。所以基本上ERP中的編碼相當于PDM中的編碼加上PDM中的版本信息。

 

　　4. PDM的版本和版次有什么區(qū)別

 

　　在PDM中進行CAD在線設(shè)計時，經(jīng)常會修改文件，每改動一次，文件就會發(fā)生一次變化，如果把這些變化記錄下來，在PDM系統(tǒng)中叫做版次。

 

　　提示：在TC和SESP中默認保留的版次數(shù)是3個。版次一般用數(shù)字表示。

 

　　而設(shè)計完成后，結(jié)過校對、審核、審批，該設(shè)計零件被定型，可以用于生產(chǎn)時，在PDM中被稱作發(fā)布了一個版本。版本一旦被發(fā)布，任何人都不能對它進行修改。如果一定要修改，則必須發(fā)布一個新的版本。

 

　　提示：版本一般以大寫的英文字母來表示。

 

　　5. 編碼和圖號有什么區(qū)別

 

　　在許多企業(yè)，沒有上ERP以前，物料是用圖號來描述的。

 

　　但用圖號在PDM中描述物料是不合適的。原因有三點：

 

　　第一，圖號沒有唯一性。在企業(yè)中經(jīng)常會有無圖件和表格件發(fā)生。圖紙和物料之間并沒有一對一的唯一性。

 

　　第二，圖號通常是從屬碼，即用某個型號的產(chǎn)品的第幾個部件的第幾個零件這樣的從屬關(guān)系來描述。這樣的編碼不適合由計算機來自動產(chǎn)生。

 

　　第三，圖號通常以某個項目或某個型號來作為前綴。這種圖號只適用于專用件，不便于將零件升級成為整個企業(yè)的通用件。

 

　　圖號可以作為一個屬性在PDM系統(tǒng)中保留，當然，也可以導出或用于搜索。

 

　　6. 編碼中是否可以體現(xiàn)零件的規(guī)格型號

 

　　有些企業(yè)希望在編碼中體現(xiàn)盡可能多的零件信息，例如自制/外購，零件的分類，規(guī)格型號等。

 

　　例如某企業(yè)的板材編碼分類是：11 X XXXX XXX。11代表板材；第一個X代表材料，1是冷軋鋼板，2是熱軋鋼板；XXXX代表厚度或直徑；最后的XXX代表流水號。舉例“1110025000”表示“冷軋鋼板GB/T708-1988，2.5mm厚”。

 

　　這種表示方法或許適合人類記憶，但卻不適合計算機處理。可是真的要讓倉庫管理員看見一個編碼就能知道這是什么東西，這也太難為倉庫管理員了。

 

　　而在PDM系統(tǒng)中，有無數(shù)的屬性可以填寫規(guī)格型號和名稱。搜索起來也很方便。例如剛才的冷軋鋼板。我們可以把它的圖號值設(shè)為“GB/T708-1998”，規(guī)格型號設(shè)為“2.5mm”，名稱設(shè)為“冷軋鋼板”，編號是“13567899”又有什么關(guān)系呢？反正我們到倉庫去領(lǐng)料時，可以把所有的信息都提供給倉庫管理員。

 

　　所以，我的意見是編碼中不需要包含屬性信息。

 

　　7. 編碼的位數(shù)

 

　　想一想企業(yè)用到的物料會有多少種？如果用到18位身份證那樣的編碼就顯然太離譜了。

 

　　另外，自定義編碼的位數(shù)應該是固定的，這樣的話，如果少一位就很容易看出來。

 

　　我的建議是無論如何不超過13位。

 

　　8. 編碼可用的字符

 

　　編碼應該容易識別，不容易產(chǎn)生誤解或抄寫錯誤，所以：

 

　　數(shù)字0～9可以用

 

　　大寫英文字母，可以作為前綴使用，不建議在編碼中部或后部出現(xiàn)。

 

　　小寫英文字母，在讀時，容易和大寫字母混淆，不建議使用

 

　　連接符“-”、“_”在抄寫時，容易丟失，不建議使用

 

　　其它特殊符號，如：“！#$%^&*（）+=[]{}|\/;:<>,.”一律不建議使用

 

　　中文字禁止使用，物料的名字可以放在物料名稱中。

 

　　9. 編碼的適用范圍

 

　　通常企業(yè)的編碼適用于企業(yè)內(nèi)部。但隨著企業(yè)間協(xié)同的大力發(fā)展。設(shè)計數(shù)據(jù)中將包含越來越多的外購件，外協(xié)件。因此兼容供應商的編碼體系也必須是一個考慮的問題。

 

　　事實上，現(xiàn)在已經(jīng)有了一些全球標準的編碼。

 

　　例如，所有超市中的商品都有一個13位的商品條碼，這個條碼是唯一的，企業(yè)的編碼至少應該能與之兼容。

 

　　10. 推薦的編碼樣例

 

　　我建議企業(yè)中的編碼應該采用一個字母開頭，加8位流水碼，例如“P00000001”，這在可以預見的將來，應該是完全夠用的。

 

　　如果某些物料僅在ERP系統(tǒng)內(nèi)使用，在PDM系統(tǒng)中不存在，應該使用不一樣的字母前綴，例如“E00000001”

 

　　對于有商品條碼的外購件，直接采用13位的商品條碼。

 

　　如果本公司的零件在公司外適用，應該加上公司的名字，例如“P00000001@mycompay.com”。如果使用外部的零件，也應該用類似的編碼。

 

　　這樣的編碼體系應該能確保編碼在全球范圍內(nèi)的唯一性。

 

　　提示：在TC和SESP中都自帶編碼工具，可以確保編碼的唯一性。

 

　　帶有版本和名稱的物料在公司內(nèi)部的描述方式應該類似“P00000001/A-冷軋鋼板”。