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一、目的
為了及時、準確地收集、傳遞和處理公司在質(zhì)量、食品安全、環(huán)境管理、安全管理方面的有關(guān)信息，促成工作目標有效完成，制定本程序。
二、適用范圍
適用于公司內(nèi)部的信息交流與協(xié)商處理，以及公司各部門與外部各相關(guān)方的信息交流與處理。
三、權(quán)責
1、公司管理者代表：
負責組織協(xié)調(diào)對內(nèi)、對外有關(guān)質(zhì)量、食品安全方面信息的處理。
2、EHS小組組長：
負責組織協(xié)調(diào)對內(nèi)、對外有關(guān)環(huán)境、職業(yè)健康安全方面信息的處理。
3、質(zhì)量和食品安全專員：
負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外有關(guān)質(zhì)量、食品安全方面信息的收集、傳遞和處理。
4、EHS專員：
負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外有關(guān)環(huán)境、消防、交通、職業(yè)健康等安全方面信息的收集、傳遞和處理，并負責公司對內(nèi)、對外有關(guān)壓力容器等特種設(shè)備安全方面信息的收集、傳遞和處理。
五、作業(yè)內(nèi)容
1、外部溝通
a） 與供應(yīng)商、承包方的溝通
b） 與顧客就產(chǎn)品信息（包括預(yù)期用途有關(guān)的說明、貯存要求、保質(zhì)期等）、質(zhì)詢、合同或訂單處理、信息反饋（包括顧客抱怨）的溝通；
c） 與衛(wèi)生防疫部門、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門等食品主管部門的溝通；
d） 體系更新時對其他組織（如行業(yè)協(xié)會、同行業(yè)廠商等）的影響
2、與外部交流的信息
a）與環(huán)境監(jiān)測站、生態(tài)環(huán)境局、應(yīng)急管理管理局、市場監(jiān)督管理局、地方勞動部門、總工會、消防局、公安局、供電局
b）市場監(jiān)督管理局、海關(guān)等當?shù)卣�、認證機構(gòu)等單位之間傳遞的信息（包括上傳下達的文件、資料和監(jiān)測、檢查的結(jié)果等）；
c）政策法規(guī)標準類信息，產(chǎn)品質(zhì)量、食品安全、環(huán)境、安全法律法規(guī)、條例等；
d）涉及其他相關(guān)方的信息（如供應(yīng)商物料的執(zhí)行標準等）和相關(guān)方反饋的信息及其投訴等；
e）各部門直接從外部獲取和向外部傳遞的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、食品安全、安全管理等方面的其他外部信息。
3、外部信息處理
相關(guān)部門在獲得外部信息后，先判定信息使用范圍，并向相關(guān)責任人報告。
4、信息收集
反饋方式信息的收集、傳遞與處理可采用書面資料、電子媒體、召開會議、討論交流、通訊等方式進行。
5、內(nèi)部溝通內(nèi)容
a）產(chǎn)品或新產(chǎn)品信息；
b）原料、包材和服務(wù)信息；
c）生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備；
d）生產(chǎn)場所、設(shè)備位置、周邊環(huán)境；
e）清潔和衛(wèi)生方案；
f）包裝、儲存；
g）人員資格水平和職責權(quán)限分配；
h）法律法規(guī)要求；
i）與食品安全危害和控制措施有關(guān)的知識；
j）顧客、行業(yè)和其他要求；
k）來自外部相關(guān)方的咨詢；
l）表明與產(chǎn)品有關(guān)的食品安全危害的抱怨；
m）影響食品安全的其他條件（如檢測方法、條件等）。
6、內(nèi)部信息
a）正常信息，如管理要求、方針目標、績效測量和監(jiān)視記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告及體系正常運行時的信息；
b）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報告、日常檢查不合格情況、糾正和預(yù)防措施處理單等；
c）緊急信息，如出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害、臺風、工傷事故、事件等情況下的信息；
d）其他內(nèi)部信息，如員工的建議等。
7、信息處理
a）各部門收集到的有關(guān)環(huán)境、職業(yè)健康安全等外部信息，及時傳遞給EHS專員；食品安全、質(zhì)量管理外部信息，及時傳遞給品控部；需要向外傳遞的信息必須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人員審批后，再按規(guī)定向外傳遞。
b）當接收到監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照《糾正、預(yù)防和改進措施控制程序》相關(guān)要求進行處理。
c）直接從外部獲取的環(huán)境、職業(yè)健康安全、食品安全、質(zhì)量有關(guān)的法律、法規(guī)和標準等管理信息時，按《文件控制程序》中外部文件的要求處理。
d）相關(guān)信息轉(zhuǎn)化成文件按《文件控制程序》中文件制定、修訂等要求進行。
8、溝通渠道與方法
依據(jù)不同的對象內(nèi)容采取不同的的方法，如：會議、公告、電話、短信、報告表、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 、郵件和傳真等等。
五、相關(guān)文件
記錄控制程序
六、相關(guān)記錄
報告表
內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單
溝通記錄
