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記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是企業(yè)管理體系文件的一個(gè)重要組成部分，為了實(shí)現(xiàn)高效而準(zhǔn)確、有效的記錄，對于食品企業(yè)來說表格設(shè)計(jì)應(yīng)特別需要關(guān)注以下幾個(gè)問題：
1、表格設(shè)計(jì)要考慮可追溯性的需要
可追溯性是食品安全管理的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)食品可追溯性主要依靠批次標(biāo)志和生產(chǎn)記錄，因此表格設(shè)計(jì)，尤其是涉及生產(chǎn)和檢驗(yàn)的記錄設(shè)計(jì)中，要充分考慮產(chǎn)品可追溯性的需要。
2、表格設(shè)計(jì)應(yīng)盡量減少生產(chǎn)現(xiàn)場填寫人的計(jì)算量、填寫量
大家都知道，食品生產(chǎn)記錄首要原則是真實(shí)，而真實(shí)的前提，應(yīng)讓填寫人能夠便捷地填寫，才有可能保證他們是在現(xiàn)場及時(shí)填寫，而不是事后補(bǔ)充。
3、表格設(shè)計(jì)應(yīng)讓填寫人明確記錄填寫的一致性
食品生產(chǎn)記錄通常并非固定一個(gè)人填寫，應(yīng)能讓所有填寫人員明確具體填寫的內(nèi)容，從而保持記錄填寫內(nèi)容的一致性。
4、表格設(shè)計(jì)應(yīng)讓填寫人明確記錄填寫的獲取點(diǎn)
食品生產(chǎn)記錄常常要求監(jiān)控并填寫生產(chǎn)過程的工藝參數(shù)，比如溫度、壓力等，但是往往不明確監(jiān)控的獲取點(diǎn)（比如監(jiān)控的時(shí)間點(diǎn)或選擇哪一個(gè)監(jiān)控設(shè)施獲取監(jiān)控參數(shù)），這樣這些工藝參數(shù)的記錄，并不能有效說明工藝控制的趨勢。
5、表格設(shè)計(jì)應(yīng)明確記錄的填寫人，審批人
表格設(shè)計(jì)中，還應(yīng)當(dāng)明確記錄的填寫人和審批人，這既是保證記錄形成本身的可追溯性，同時(shí)，也明確了在記錄所關(guān)聯(lián)活動中的具體責(zé)任人，以及組織管理中的職權(quán)關(guān)系。
