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采購管理是指對企業(yè)采購活動進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的一項(xiàng)管理活動。采購管理的目的是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資供應(yīng)和服務(wù)質(zhì)量，降低采購成本，提高供應(yīng)鏈的競爭力。
采購管理在企業(yè)管理中占有重要的地位，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動起著重要的作用，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行起著重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和市場競爭的加劇，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中生存和發(fā)展，必須不斷提高自身核心競爭力。而核心競爭力是指企業(yè)所擁有的不可替代的資源、技術(shù)、信息、能力以及具有潛在優(yōu)勢和能使企業(yè)保持持久競爭優(yōu)勢的其他資源。因此，提高企業(yè)核心競爭力就是提高其對供應(yīng)商和其他外部資源的控制力。
1 采購組織機(jī)構(gòu)的建立
建立采購組織機(jī)構(gòu)是做好采購工作的前提，沒有合適的采購組織機(jī)構(gòu)就無法制定采購計(jì)劃，無法保證采購工作順利進(jìn)行，也不能達(dá)到降低成本、提高效率的目的。
企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，建立適合本企業(yè)需要的采購組織機(jī)構(gòu)，明確其職責(zé)和權(quán)限。
一是企業(yè)總機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的采購部門，有權(quán)制定企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資、服務(wù)等方面的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式等；
二是生產(chǎn)、銷售、計(jì)劃、財(cái)務(wù)等部門應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的采購部門，負(fù)責(zé)采購工作；
三是根據(jù)所需物資、服務(wù)及市場供應(yīng)狀況確定其所需數(shù)量，編制物資采購計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行物資采購；
四是根據(jù)供應(yīng)商和商品情況確定其供貨范圍及供貨價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)；
五是與供應(yīng)商簽訂合同并執(zhí)行合同；
六是進(jìn)行合同履行情況監(jiān)督檢查及對供應(yīng)商的評價(jià)與選擇等。
這樣，企業(yè)就能做到對物資、服務(wù)及市場供應(yīng)狀況了如指掌。
2 采購計(jì)劃的制訂
采購計(jì)劃是指企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)的采購行為的總體規(guī)劃和安排，包括采購項(xiàng)目、物資品種、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等。制訂好采購計(jì)劃，對于企業(yè)來說是非常重要的，它直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。
在實(shí)際工作中，編制采購計(jì)劃時(shí)要考慮以下幾點(diǎn)：
（1）原材料采購計(jì)劃制訂要保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行；
（2）成本分析與控制：要盡可能地降低原材料價(jià)格，減少庫存積壓；
（3）信息溝通：要與供應(yīng)商建立良好的信息溝通渠道；
（4）外部市場調(diào)查：要了解市場供應(yīng)信息，掌握市場動態(tài)；
（5）生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整：要考慮生產(chǎn)計(jì)劃與原材料采購計(jì)劃之間的關(guān)系；
（6）確定采購方式：要綜合考慮經(jīng)濟(jì)訂貨批量、訂貨點(diǎn)、替代品情況等因素。
3 采購業(yè)務(wù)流程
采購業(yè)務(wù)流程是企業(yè)開展采購活動的基礎(chǔ)，它包括采購申請、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購訂單生成與提交、供應(yīng)商交貨等環(huán)節(jié)。它的管理水平直接影響到企業(yè)的采購效率和成本，因此必須在制度上保證這一流程的順暢運(yùn)行。
在制定采購業(yè)務(wù)流程時(shí)，首先要確定所要完成的具體工作，并確定每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人和相關(guān)人員，然后根據(jù)工作流程的內(nèi)容與要求，編制相關(guān)的工作表格并形成相應(yīng)的表單，在實(shí)際工作中要嚴(yán)格執(zhí)行，確保業(yè)務(wù)流程能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)要明確每個(gè)環(huán)節(jié)需要完成的具體任務(wù)，并保證各環(huán)節(jié)之間信息和數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞與反饋。
采購業(yè)務(wù)流程涉及到企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)層次以及各個(gè)人員，需要多個(gè)部門、多個(gè)層次共同參與完成。因此，企業(yè)必須建立健全相關(guān)制度和制度體系，確保所有人員都能按照要求順利開展工作。
4 供應(yīng)商選擇和評價(jià)
在對供應(yīng)商選擇和評價(jià)時(shí)，要對供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)和信譽(yù)等方面進(jìn)行綜合分析，以保證供貨的及時(shí)、質(zhì)量的可靠以及價(jià)格的合理。具體步驟如下：
（1）選擇供應(yīng)商。在市場競爭日益激烈的情況下，企業(yè)必須重視建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，因此，企業(yè)應(yīng)采取與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系來降低采購成本。
（2）通過供應(yīng)商評價(jià)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題，以提高供應(yīng)質(zhì)量和降低供應(yīng)成本。在對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)時(shí)，必須遵循一定的原則。要堅(jiān)持“質(zhì)優(yōu)價(jià)宜”原則，盡量選擇那些與本企業(yè)具有良好合作基礎(chǔ)的供應(yīng)商。
（3）簽訂采購合同。供應(yīng)商選擇和評價(jià)后，就要簽訂采購合同了。
5 合同管理
合同是買賣雙方約定彼此權(quán)利義務(wù)的文件，它是企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的主要依據(jù)，是采購活動中最重要的環(huán)節(jié)之一。企業(yè)必須認(rèn)真對待合同管理，確保采購活動合法、有效和順利進(jìn)行。
采購合同管理的主要內(nèi)容包括：
（1）合同條款的擬定；
（2）合同談判；
（3）合同簽訂；
（4）合同履行及執(zhí)行；
（5）合同結(jié)算和支付。
在采購過程中，企業(yè)要做到：
（1）根據(jù)采購計(jì)劃，嚴(yán)格執(zhí)行采購程序；
（2）對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查和考察；
（3）及時(shí)簽訂采購合同，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的監(jiān)控，避免因合同糾紛而給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失；
（4）嚴(yán)格履行合同，在發(fā)生糾紛時(shí)積極協(xié)商解決；
（5）按規(guī)定及時(shí)結(jié)算和支付貨款。
6 庫存管理
庫存管理是指企業(yè)在進(jìn)行采購前，對所要采購的物資進(jìn)行必要的存儲和管理，以備后用。庫存管理的目的是為了降低成本、減少資金占用，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。庫存管理是對采購活動中所涉及到的庫存進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行的一種管理過程。
在實(shí)際工作中，企業(yè)不僅要合理地制定采購計(jì)劃，還要對采購物資進(jìn)行合理存儲和庫存管理。
一般而言，物資采購成本一般占采購總成本的30%-60%，而庫存成本則占采購總成本的70%-80%。因此，庫存成本控制對于降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有十分重要的意義。
企業(yè)可以通過以下措施來降低采購過程中產(chǎn)生的庫存成本：
加強(qiáng)對供應(yīng)商和供貨方的管理；
加強(qiáng)對供應(yīng)商和供貨方生產(chǎn)計(jì)劃以及訂貨提前期的管理；
建立供應(yīng)商和供貨方考評制度等。
7 信息管理
信息是現(xiàn)代社會的血液，企業(yè)采購管理信息是企業(yè)采購活動中的重要信息，它包括了供應(yīng)商的有關(guān)情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、市場動態(tài)等各種信息。
采購人員通過收集、整理、分析和利用這些信息，可以提高自己的采購業(yè)務(wù)水平和市場應(yīng)變能力，可以有效地制定出科學(xué)合理的采購策略。
此外，在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，通過各種渠道，可以了解到其他企業(yè)或供應(yīng)商的信息，并將這些信息與自己所掌握的資源進(jìn)行整合，可以充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。
企業(yè)還可以通過各種方式收集其他企業(yè)或供應(yīng)商的反饋意見和建議，從而獲得有關(guān)外部市場、產(chǎn)品、技術(shù)等方面的最新信息和資料，為自己制定新的采購策略提供依據(jù)。
