1  采購流程管理的內容

 

       采購流程是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執(zhí)行的標準。采購流程由于采購來源、采購方式、采購對象的不同會有一定的差異，因此采購流程的設計是十分重要的。企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越多就更要重視采購流程設計。采購流程的設計適合采用閉環(huán)方法，即實施、監(jiān)控、反饋、優(yōu)化。一般采購流程包括采購計劃、采購認證、采購訂單和管理評價四個環(huán)節(jié)。

 

在采購流程設計中要注意以下事項。

 

       采購流程的環(huán)節(jié)應該與采購物品的數量、種類和區(qū)域相匹配，流程的環(huán)節(jié)過多會增加作業(yè)內容和成本，降低工作效率；流程的環(huán)節(jié)過于簡單，則會導致采購過程失去控制。

 

       采購流程要保持其流暢性和一致性，避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購文件簽字部門太多，影響工作效率。

 

       明確各項作業(yè)的任務、權力和責任，并明確核查辦法；同時要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂，如“緊急采購”等偶然事件。

 

       采購流程的設計要體現民主決策的思想，采購流程的設計應該由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量管理等相關人員一起來研究決定。一個完整的采購作業(yè)流程應該包括以下內容：發(fā)現需求、編制采購計劃、選擇供應商、擬定采購訂單、跟催貨物、驗收貨物、支付貨款和更新記錄。

 

 

2  發(fā)現需求

 

       采購的起點是發(fā)現需求。對于一般企業(yè)而言，采購產生于企業(yè)的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗器材；生產部門需要原材料等。

 

      每個部門具體負責業(yè)務活動的人員應該很清楚地了解本部門的需求：需要什么、需要多少、何時需要等。為此每個具體的部門都要提出自己的采購需求計劃，在規(guī)定的時間里提供給采購部門，由采購部門進行集中采購來滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

 

       對于配送中心來說，采購的需求一方面來自中心內部各部門的實際需求；另一方面則來自客戶的采購需求。配送中心的任務就是通過對采購需求的審核來確定采購計劃，比如，采購多少；何處采購、何時采購等等。

 

 

3  編制采購計劃

 

       采購計劃，是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況、掌握企業(yè)物料消耗規(guī)律的基礎上對計劃期內物料采購活動所進行的部署和安排。它包括認證計劃和訂單計劃兩方面的內容。采購計劃有廣義和狹義之分。廣義的采購計劃是指為保證供應各項生產經營活動的物料的需要而編制的各種采購計劃的總稱。狹義的采購計劃是指年度采購計劃，是企業(yè)計劃年度內生產經營活動中所需要采購的各種物料的數量和時間所作出的安排。采購計劃是企業(yè)生產計劃的一部分，是企業(yè)年度計劃與目標的組成部分。編制一個完整的采購計劃主要包括以下八個環(huán)節(jié)：

 

1.準備認證計劃

 

       采購認證是企業(yè)采購人員對采購單位進行考察并建立采購關系的過程。制定采購計劃需要與認證部門協(xié)作進行。準備認證計劃是整個采購計劃工作的起點，也是做好采購計劃的基礎，主要包括四個方面的內容：接收客戶提交的批量需求計劃、接收余量需求計劃、熟悉認證的環(huán)境資料、制定認證計劃說明書。

 

2.評估認證需求

 

       這是編制采購計劃的第二步，主要是分析所采購物料的基本情況，比如，數量、規(guī)格、質量標準、涉及的金額等。由于在具體的規(guī)格要求交給供應商之前，采購部門是能見到它的最后一個部門，因此，需要對其進行最后的檢查。如果采購部門的工作人員對申請采購的產品或服務不熟悉，就會導致檢查無效。所以采購部門的評估一定要建立在專業(yè)基礎之上，以保證采購的科學性。

 

3.計算認證容量

 

它主要包括四個方面的內容。

 

(1)分析項目認證資料，即對需要采購的物料項目進行分析認證，這是采購計劃人員的一項重要任務。一般來說熟練的分析幾種物料的認證資料是能夠做到的，要分析成千上萬種的物料，其難度就要很大，甚至是不可能。這就要求采購人員不僅要熟悉業(yè)務，而且還要學會利用專業(yè)力量來分析采購物料的情況。

 

(2)計算總體認證容量，就是通過對供應商訂單容量的分析來確定采購市場中總體的采購產品或服務的總量。

 

(3)計算承接認證容量，在總體認證容量的基礎上確定配送中心可以利用的供應商的數量和供應商能夠提供所要采購產品和服務的數量。

 

(4)確定剩余認證容量，某物料的剩余認證容量，是所有供應商群體的剩余認證容量的總和。

 

4.制定認證

 

計劃制定認證計劃主要包括：

 

(1)把需求與市場容量對比進行綜合平衡，一般情況下市場供應的某種物料的容量與配送中心的需求是有差異的。一種情況是供大于求，另一種情況則是供小于求。如果是后一種情況就需要采購部門進行綜合平衡，確定剩余的采購容量，進而尋找新的供應商，開辟新的供貨渠道。

 

(2)制定認證計劃，配送中心經過對比和平衡之后要制定物料的需求認證計劃，并以此為根據做好訂單計劃。認證物料數量的公式如下：

 

       認證物料數量=開發(fā)樣件需求數量+檢驗檢測需求數量+樣品數量+機動數量

 

5.準備訂單計劃

 

這是訂單環(huán)節(jié)的第一步，它主要有四個方面的內容。

 

(1)預測市場需求，要想制訂比較準確的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進一步將其分解便得到生產需求計劃。

 

(2)確定生產需求，企業(yè)的生產需求是根據生產計劃確定的。采購計劃人員要深人生產實際，學習和掌握生產計劃及工藝知識，從而了解生產物料需求，確定企業(yè)的生產需求。

 

(3)準備相關的訂單環(huán)境資料，包括訂單物料的供應商信息、訂單比例信息、包裝信息、訂單周期。配送中心一般采用計算機信息系統(tǒng)管理物資采購訂單環(huán)境信息。

 

(4)制定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數量、到貨日期等)，還有附表(市場需求計劃、生產需求計劃、訂單環(huán)境資料)。

 

6.評估訂單需求

 

       只有準確的評估物資采購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括三個方面的內容：分析市場需求、分析生產需求、確定訂單需求。

 

7.計算訂單容量

 

       計算訂單容量是采購計劃中的重要組成部分。只有準確地計算出訂單容量，才能對比需求和容量，經過綜合平衡，最后制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量包括四個方面內容：分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩余訂單容量。

 

8.制定訂單計劃

 

       這是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的一個環(huán)節(jié)。訂單計劃做好之后就可以按照計劃進行采購工作。一份訂單的內容包括下單數量和下單時間兩個方面的內容。

 

下單數量=生產需求量-計劃入庫量現有庫存+安全庫存量

 

下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間

 

 

4  選擇供應商

 

供應商的選擇是采購管理成功的關鍵因素。

 

       一個合適的供應商能提供合適的、高質量的、足夠數量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，并具有良好的售后服務。

 

供應商的選擇必須做出基本的決策。

 

一是決定自制還是外購；

 

二是選擇外購要進行一系列評估來確定供應商。

 

        為有效地進行采購，配送中心的采購部門必須考慮供應商旅行合同情況的記錄、自己所購物料項目的分類表等。選擇好物料的供應商后，配送中心的相關采購人員就要發(fā)出采購訂單。

 

 

5  擬定采購訂單

 

       有些情況下，物流配送中心與供應商簽有某種商品的銷售協(xié)議，這樣的話，雙方就可以按銷售協(xié)議供貨了。如果沒有銷售協(xié)議，配送中心就要進行采購訂單的擬定工作。采購訂單必須是書面形式，即使采購訂單是通過電話發(fā)出的，隨后也要補上書面的訂單。

 

 

6  貨物跟催

 

       采購訂單發(fā)給供應商之后，配送中心要對貨物訂單進行跟蹤或催貨。在一些企業(yè)中甚至會設有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對采購訂單所做的例行追蹤，以便能確保供應商能夠履行其貨物發(fā)運的承諾。跟蹤也有利于及時發(fā)現采購中的問題，例如，產品質量問題，發(fā)運環(huán)節(jié)問題等。配送中心發(fā)現問題后可以及時與供應商溝通，盡早解決問題。

 

       催貨是對供應商施加壓力，使其更好地履行發(fā)運承諾。如果供應商不能很好地履行采購協(xié)議，配送中心應該采取相應的措施，包括威脅取消訂單及以后的交易活動。一般來說供應商是經過嚴格程序選擇的，因而其遵守采購協(xié)議的信用是可靠的，催貨僅適用于采購訂單的一小部分。但是，在物資匱乏或競爭激烈的時候，催貨有很重要的意義。

 

 

7  驗收貨物

 

       許多配送中心都設立專門的驗收貨物的職能部門。

 

貨物驗收的基本目的是：

 

確保發(fā)出訂單采購的貨物已經實際到達；

 

檢查到達的貨物是否完好無損；

 

確保到貨的數量與訂購數量一致；

 

將貨物運送到指定的倉庫存儲或轉運。

 

       在貨物驗收時，有時會發(fā)生貨物短缺現象。這一情況可能是運輸過程丟失造成的；也可能是發(fā)運時數量就不足；所有這些情況驗收部門要寫出詳細的報告交給供應商。

 

 

8  支付貨款和更新記錄

 

       貨物驗收完畢，采購部門將按照采購協(xié)議支付供應商的貨款。此環(huán)節(jié)主要注意發(fā)票的審核。

 

 

       經過以上所有步驟之后，對于一次完整的采購作業(yè)，最后還要更新采購部門的采購記錄。這一工作是把采購部門與采購訂單有關的文件副本進行匯集和歸檔，并把其中想保存的信息轉化為相關的記錄。需要保存的記錄主要有采購訂單目錄、采購訂單卷宗、采購商品文件、供應商歷史文件、投標歷史文件、采購協(xié)議(合同)等。