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公司質(zhì)量管理體系建立并運(yùn)行已達(dá)7年，期間經(jīng)歷了大大小小無數(shù)次的內(nèi)外部審核，也培訓(xùn)和煅練了很多質(zhì)量體系內(nèi)審員。審核記錄是審核員在現(xiàn)場審核中的一項(xiàng)基本工作，相信對所有內(nèi)審員來說都不陌生。
作為公司標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理人員，筆者認(rèn)為審核記錄的好壞，不僅直接關(guān)系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量，也體現(xiàn)了一名審核員把握現(xiàn)場審核的能力。那么如何做好現(xiàn)場審核記錄，提高審核質(zhì)量呢？
對此，筆者將自己在此項(xiàng)工作中的一些心得、經(jīng)驗(yàn)作了收集整理，以供大家參考。
一、公司質(zhì)量管理體系審核記錄中普遍存在的問題
由于公司內(nèi)審員都是兼職身分，平常各自工作繁忙，對質(zhì)量審核工作接觸、了解不多，往往也就是在每年一次的公司質(zhì)量管理體系內(nèi)審中才會編制檢查表，記錄審核情況，因此難免會因不熟悉標(biāo)準(zhǔn)條款要求，現(xiàn)場取證經(jīng)驗(yàn)不足，在審核技巧或現(xiàn)場把握能力等方面存在一些問題。
從公司近幾年質(zhì)量體系內(nèi)審的審核記錄來看，主要存在以下幾個(gè)方面的問題：
1、記錄內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)條款要求有所偏離，不夠準(zhǔn)確。如：“內(nèi)部溝通”的審核，常見記錄內(nèi)容是“經(jīng)常溝通，非常有效”。
2、記錄內(nèi)容有判斷無事實(shí)，即記錄中有明確的“符合要求”的結(jié)論，但無事實(shí)依據(jù)。如：“職責(zé)、權(quán)限的劃分”審核，記錄內(nèi)容是“問XXX，回答正確�！贝鸬氖鞘裁磪s無從知曉，根本無法判定是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。
3、記錄過于簡單，缺少實(shí)際內(nèi)容，無法作為認(rèn)證決定的依據(jù)。如：“顧客滿意”的審核，記錄內(nèi)容是“有采集記錄及分析結(jié)果，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)�！�
二、審核記錄的作用
根據(jù)國標(biāo)中質(zhì)量管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的闡述，審核記錄的作用可概括為記錄審核證據(jù)、記錄審核發(fā)現(xiàn)、為審核結(jié)論和認(rèn)證決定提供支持依據(jù)三個(gè)方面。
因此，要滿足以上要求，審核記錄應(yīng)包括足夠的細(xì)節(jié)，使它能反映受審核方質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況，判斷認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)要求是否得到有效實(shí)施。
記錄中應(yīng)記有每個(gè)符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)和每個(gè)不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)，用以支持認(rèn)證決定的判斷。
在審核工作中，按照每一次的審核計(jì)劃，審核總體時(shí)間是一定的，審核記錄占用時(shí)間的多少會直接影響到其它審核活動的時(shí)間用量。
作為審核員，只有明確了審核記錄的作用，才能更好地把握審核記錄的詳略程度，從而找到審核記錄與其它審核活動的時(shí)間平衡點(diǎn)，切實(shí)提高現(xiàn)場審核的有效性和效率。
三、審核記錄的記錄原則
從審核記錄的作用，我們可知審核記錄應(yīng)表述審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)。但審核證據(jù)如何界定？審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)又該記到什么程度呢？
在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則有關(guān)，但也有的信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則無關(guān)，后者不是審核證據(jù)，前者如果未經(jīng)證實(shí)也不是審核證據(jù)，凡是不屬于審核證據(jù)的信息則是不需要記錄的。
因此，審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)堅(jiān)持以下原則：
1、反映抽樣量。
審核是通過適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產(chǎn)品實(shí)物、工作現(xiàn)場等。
適當(dāng)?shù)某闃�，就是審核所獲得的樣本量對總體應(yīng)有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。
為表明抽樣量對審核結(jié)論和認(rèn)證決定的支持，審核員在現(xiàn)場審核時(shí)應(yīng)首先詢問抽樣對象在審核期內(nèi)的總量，再根據(jù)3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細(xì)記錄，以明確反映審核抽樣的情況。
2、有可重現(xiàn)、可追溯性。
證據(jù)的一個(gè)重要屬性是“真實(shí)”性，審核記錄所反映的審核證據(jù)必須是真實(shí)存在的，具有可重現(xiàn)性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。
因此，審核員在現(xiàn)場審核中與員工、其他人面談時(shí)，要記下有關(guān)人員的姓名、所屬部門;
審核文件、記錄時(shí)，要記下有關(guān)文件名稱、記錄的編號;
檢查儀器、設(shè)備時(shí)，要記下有關(guān)儀器、設(shè)備的編碼/編號。
3、要適度簡明扼要。
實(shí)際審核經(jīng)驗(yàn)告訴我們，現(xiàn)場審核必須嚴(yán)格控制記錄的時(shí)間，以便能利用更多的時(shí)間來進(jìn)行審核調(diào)查。
四、審核記錄的一些具體方法
在審核工作中，通常運(yùn)用“問、查、看”的方式進(jìn)行審核。對照不同方式，結(jié)合以往的審核經(jīng)歷，筆者大致總結(jié)、歸納出一些通用的記錄方法。
（一） 通過詢問、交談方式進(jìn)行審核的記錄方法：
1、 記錄回答、交談?wù)叩男彰�、職�?wù)和所屬部門（審核證據(jù)）;
2、 記錄回答問題的要點(diǎn)、主要內(nèi)容（審核證據(jù)）;
3、 記錄對回答問題、交談內(nèi)容的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
�。ǘ� 通過查閱方式進(jìn)行審核的記錄方式：
1、記錄受審核人員姓名、職務(wù)和所屬部門（審核證據(jù)）;
2、記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據(jù)）;
3、記錄所抽查書面材料的數(shù)量;
4、記錄審核判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
�。ㄈ⿲Ξa(chǎn)品進(jìn)行審核的記錄：
1、記錄產(chǎn)品所處地點(diǎn)（審核證據(jù)）;
2、記錄產(chǎn)品特征標(biāo)記（審核證據(jù)）;
3、記錄審核的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
（四）對過程進(jìn)行審核的記錄方法：
1、記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務(wù)、資格（審核證據(jù)）;
2、記錄此過程工作/作業(yè)名稱（審核證據(jù)）;
3、記錄主要工作/作業(yè)內(nèi)容（審核證據(jù)）;
4、記錄審核的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
總之，進(jìn)行現(xiàn)場審核記錄時(shí)，審核員應(yīng)根據(jù)具體環(huán)節(jié)和審核現(xiàn)場實(shí)際情況，靈活運(yùn)用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息。
同時(shí)，做好現(xiàn)場審核記錄，提高現(xiàn)場審核質(zhì)量，與審核員自身的語言表達(dá)、溝通、文字書寫能力也有一定關(guān)系。但我認(rèn)為其中最關(guān)鍵的，還是審核員是否具有較高的工作責(zé)任心，是否重視審核記錄。
筆者相信，只要每一個(gè)審核員都能重視做好審核記錄，不怕多寫多練，不斷努力提高自己的審核記錄水平，就能在審核過程中準(zhǔn)確、公正、簡潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據(jù)，使記錄真實(shí)可靠，提供符合要求的、可信的審核報(bào)告，圓滿完成每一次審核任務(wù)。
