什么叫記錄？ISO9000：2000標準中講得十分清楚，闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。簡短的一句話，給記錄下了一個完整、精辟而確切的定義。理解和掌握這個定義，對記錄的填寫十分有益。正因為對記錄的定義和內(nèi)涵不能深刻理解，所以不少組織在記錄的填寫方面出現(xiàn)這樣或那樣的問題，比較明顯的可歸納為兩點：一是不完整，二是不規(guī)范，不能有效地起到記錄的應有作用。記錄的作用是用于為可追溯性提供文件，并提供驗證、預防措施和糾正措施的證據(jù)。記錄在目前情況下，對于很多組織來說，它雖不是提供證據(jù)的唯一性文件，但它卻是非常重要也是最主要的證據(jù)，很多證實要靠記錄來支撐和體現(xiàn)，如一個活動的過程及其結(jié)果，往往通過記錄來反映，產(chǎn)品的檢驗和試驗更是如此，通過對產(chǎn)品的檢驗和試驗，可以判斷產(chǎn)品與其標準／檢驗規(guī)程的符合程度，最終給產(chǎn)品予以恰如其分的評價——合格與不合格、適用與不適用。
    既然產(chǎn)品檢測記錄如此之重要，那么對其主要要求應是什么呢？真實、清晰、完整、有效、規(guī)范和具有可追溯性，這是對產(chǎn)品檢測記錄的基本要求，也是最重要的要求。
    真實——指記錄應反映客觀的、實實在在的存在，而不是人為的編造；
    清晰——指記錄應字跡清楚，能使查閱者一目了然；
    完整——指產(chǎn)品標準／檢驗規(guī)程規(guī)定的全部內(nèi)容，都有相應的檢測結(jié)果，而不是丟三拉四，更不是隨意填寫；
    有效——指在實現(xiàn)目的方面能達到預期的效果；
    規(guī)范——指記錄中所用的文字、數(shù)字、符號、字母等應符合標準、國際通行慣例和組織相關(guān)文件的規(guī)定；
可追溯性——指追溯所考慮對象的歷史，應用情況或所處場所的能力。就產(chǎn)品而言，可追溯性可涉及到：
a) 原材料和零部件來源；
b) 加工過程的歷史；
c) 產(chǎn)品交付后的分布和場所。
然而在審核中經(jīng)常看到產(chǎn)品的檢測記錄不符合上述要求的情況：
——記錄不完整，如時間，比較多的是年、月、日中往往漏填一個或二個；產(chǎn)品的名稱、型號、規(guī)格、狀態(tài)等記錄不全；檢測檢驗依據(jù)的標準／規(guī)程名稱、代號（編號）、版本記錄不全；有的檢測項目結(jié)果未填或沒有結(jié)論。
——數(shù)量不明，有的是缺少送檢數(shù)，有的缺少抽檢數(shù)。
——試驗條件記錄不充分，有的缺少環(huán)境溫度、濕度；耐壓強度就記“√”或合格/通過，至于在什么情況下（比如什么電壓、多大電壓、經(jīng)歷多長時間等）合格/通過，體現(xiàn)不出是否滿足了標準/試驗規(guī)程的要求。
產(chǎn)生上述情況的原因有：
    一是對產(chǎn)品檢測人員的培訓不到位，或培訓的有效性不夠。對產(chǎn)品檢測人員的培訓，不能僅停留在學習 ISO9001:2000標準8.2.4條款及相關(guān)程序上，應緊密結(jié)合其工作實際與需要來培訓，筆者認為在深刻理解標準相關(guān)條款及其程序的基礎(chǔ)上，還應學習和掌握如下內(nèi)容：
a) 對產(chǎn)品標準檢驗規(guī)程的學習、理解和掌握；
b) 抽樣方法及其實施；
c) 常用儀器和器具的使用要求；
d) 有關(guān)法定計量單位的掌握及換算；
e）填寫產(chǎn)品檢測記錄/報告的要求。
掌握了上述五點，對于一個工作認真負責的檢測人員，填寫一份完整而規(guī)范的產(chǎn)品檢測記錄/報告應該是不難的。
二是檢測人員對記錄的含義及其重要性學習理解不夠。既然記錄作為一種重要證據(jù)，記錄能否充分起到證據(jù)的作用，這是每個產(chǎn)品檢測人員始終應關(guān)心的地方。
    三是檢測人員的質(zhì)量意識和工作責任心不強。產(chǎn)品制作人員的質(zhì)量意識固然重要，作為產(chǎn)品質(zhì)量把關(guān)的檢測人員的質(zhì)量意識則更為重要了。這種質(zhì)量意識常常反映在工作的責任心上。不可設(shè)想，記錄中小數(shù)點寫錯，計量單位寫錯，換算不準確，漏寫某項，乃至判斷有誤，將會給組織帶來意想不到的損失，輕則使顧客對產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生懷疑、抱怨，甚至不相信，重則失去顧客和市場。可見，產(chǎn)品檢測人員的一絲不茍的負責精神是何等的重要。
四是記錄表式、報告欄目設(shè)計欠妥，集中表現(xiàn)在完整規(guī)范和可操作性不強方面，常見的是該有的沒有，不需要的反而有，前面講的時間填得不全，產(chǎn)品檢測報告簽字不全等，如能在報告的適當?shù)胤接?br /> 編制：XXX ____年____月____日，
審核／批準： X X X____年____月____日，這樣產(chǎn)品檢測人員填寫起來既方便，又避免了填寫不規(guī)范的情況。
    在填寫檢測記錄/報告時，筆者認為提供實測值十分必要，當產(chǎn)品標準／檢驗規(guī)程對檢測項目特性有量化規(guī)定時，對一個或幾個樣品（如不多于五個）的檢測記錄，筆者看到的結(jié)果有打“√”的，有寫“合格”或“通過”的，筆者認為，凡此種種，均不適合，宜寫實測值，只有實測值才能真實地反映產(chǎn)品符合其標準／檢驗規(guī)程的程度，在這個基礎(chǔ)上，顧客可以挑選自己最適用、最滿意的產(chǎn)品。
當檢測的樣品比較多（如超過5個）時，有的仍打“√”，或仍寫“合格”、“通過”，還有的填一個代表值——平均值，筆者認為填平均值也不妥，應填范圍值。這樣能較客觀地反映產(chǎn)品符合其標準／規(guī)程的真實情況。
產(chǎn)品的檢測記錄／報告是組織質(zhì)量管理體系運行中形成的重要文件之一，不可缺少，而且應當完整和規(guī)范，當需要時，可以提供，更可起到“證實”的作用。這里講的檢測記錄包括進貨產(chǎn)品、過程產(chǎn)品（首檢、巡檢或抽檢、完工檢）和成品的檢測記錄，包括代表組織交付給顧客的最終產(chǎn)品的檢驗報告，這些記錄/報告反映滿足其標準/檢驗規(guī)程的情況應是一致的，并且做到完整、規(guī)范和具有可追溯性。