在內(nèi)審工作中，開具不符合項(xiàng)是一個(gè)很重要的部分，那么如何正確開具不符合項(xiàng)，下面6個(gè)方面可以供大家參考：

 

　　1、描述客觀事實(shí)

 

　　對(duì)于發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，要直接描述客觀事實(shí)，容易犯的錯(cuò)誤是審核員直接敘述結(jié)論，引用條款或提出要求，未明確描述現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)發(fā)現(xiàn)，例如：“人員培訓(xùn)不到位”（不要敘述結(jié)論，要客觀描述事實(shí)）；“與客戶溝通不暢通，應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)”（開不符合項(xiàng)不要提出要求）。

 

　　2、對(duì)發(fā)現(xiàn)的客觀事實(shí)要描述清晰

 

　　當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí)，需要對(duì)發(fā)現(xiàn)的事實(shí)清晰描述，經(jīng)常容易犯的錯(cuò)誤是缺乏對(duì)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的客觀描述，事實(shí)要點(diǎn)表達(dá)不完整，語(yǔ)言表達(dá)不順暢，邏輯不清晰，無(wú)法追溯，例如：“實(shí)驗(yàn)室有些化學(xué)項(xiàng)目失控，沒(méi)有采取措施”（有些不知道是什么意思）“儀器維修后沒(méi)有進(jìn)行驗(yàn)證”（什么儀器？什么維修？什么驗(yàn)證？）

 

　　3、對(duì)事實(shí)描述要簡(jiǎn)潔，突出要點(diǎn)，不額外推斷

 

　　審核員在現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不符合事實(shí)后，要對(duì)事實(shí)進(jìn)行簡(jiǎn)潔的描述，經(jīng)常容易犯的錯(cuò)誤是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)描述不夠精煉，核心事實(shí)不突出，額外增加分析，額外增加總結(jié)的內(nèi)容。

 

　　例如：“2010年3月2日由于各種原因?qū)υ�有各�?shí)驗(yàn)室組長(zhǎng)進(jìn)行了改選和換崗，但是在體系文件里未更改過(guò)來(lái)，2012年12月1號(hào)的內(nèi)審檢查表中未審核出來(lái)，體系文件仍用2008年的版本，現(xiàn)質(zhì)量負(fù)責(zé)人由李XX改為成XX，但是體系文件中尚未變更�！保�你知道這樣的不符合項(xiàng)在說(shuō)什么嗎？）

 

　　4、不符合項(xiàng)的判定依據(jù)要客觀

 

　　所開不符合項(xiàng)的依據(jù)要客觀，要依據(jù)認(rèn)可準(zhǔn)則等規(guī)范文件進(jìn)行判斷，不能主管引用國(guó)際/國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)內(nèi)書籍及其他非強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)（例如用GL的文件作為依據(jù)），更不能根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷；例如：“實(shí)驗(yàn)室未對(duì)儀器使用三色標(biāo)識(shí)”（準(zhǔn)則并未強(qiáng)制要求實(shí)驗(yàn)室使用三色標(biāo)識(shí)）

 

　　5、判斷結(jié)論要準(zhǔn)確

 

　　審核員需要對(duì)準(zhǔn)則深入了解，很多審核員對(duì)準(zhǔn)則理解不深入，尺度掌握不佳，造成錯(cuò)誤判定不符合項(xiàng)，或者把觀察項(xiàng)判定為不符合項(xiàng)（例如準(zhǔn)則中含有“宜”的內(nèi)容，準(zhǔn)則中的“注”），另外，將法規(guī)要求與準(zhǔn)則要求混淆，例如：“現(xiàn)場(chǎng)觀察時(shí)實(shí)驗(yàn)室不能提供穩(wěn)壓電源維護(hù)記錄”

 

　　6、條款應(yīng)用要準(zhǔn)確

 

　　不符合項(xiàng)是不符合哪個(gè)條款一定要準(zhǔn)確，要避免對(duì)錯(cuò)條款或者同時(shí)應(yīng)用多個(gè)條款，一般應(yīng)該對(duì)應(yīng)到最小的條款上，不能對(duì)到大條款上。

 

二、不符合項(xiàng)整改指南

 

　　1、目的

 

　　為便于認(rèn)證企業(yè)正確理解不符合項(xiàng)整改要求，特制定本指南，以指導(dǎo)企業(yè)規(guī)范、有效、高效處理不符合項(xiàng)。

 

　　此文件作為認(rèn)證企業(yè)實(shí)施不符合項(xiàng)糾正措施、審核組驗(yàn)證不符合項(xiàng)糾正措施有效性及技委會(huì)評(píng)定不符合項(xiàng)整改是否符合要求的通用指南。

 

　　2、不符合項(xiàng)整改基本要求

 

　　（1）應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行整改

 

　　1）原因分析

 

　　找出問(wèn)題產(chǎn)生的原由，可能的原因有：資源配備問(wèn)題；職責(zé)不清；管理方法不當(dāng)；工藝技術(shù)問(wèn)題；文件規(guī)定有問(wèn)題；責(zé)任心不強(qiáng)，未按文件執(zhí)行；操作出現(xiàn)問(wèn)題；培訓(xùn)效果不佳，如對(duì)文件、國(guó)家法規(guī)等理解不透徹。

 

　　2）糾正

 

　　為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施，如：崗位記錄填寫不規(guī)范時(shí)應(yīng)立即按規(guī)定填寫；現(xiàn)場(chǎng)操作人員未按規(guī)定佩帶安全防護(hù)用品應(yīng)立即按規(guī)定佩帶等。

 

　　3）糾正措施/預(yù)防措施

 

　　根據(jù)分析的不合格原因，確定并實(shí)施糾正措施，如：

 

　　資源配備問(wèn)題：采取的措施為增加、改造設(shè)備，更換人員；

 

　　職責(zé)不清問(wèn)題：采取的措施為明確職責(zé)、權(quán)限；改變管理體系；

 

　　管理方法不當(dāng)問(wèn)題：采取的措施為改變管理方法；

 

　　工藝技術(shù)問(wèn)題：采取的措施為工藝技術(shù)改進(jìn)；

 

　　文件規(guī)定不合理問(wèn)題：采取的措施為修改文件；

 

　　責(zé)任心不強(qiáng)，未按文件執(zhí)行問(wèn)題：采取的措施為加強(qiáng)責(zé)任心教育，培訓(xùn)；

 

　　操作出現(xiàn)問(wèn)題：采取的措施為培訓(xùn)等；

 

　　培訓(xùn)效果不佳問(wèn)題：采取的措施為重新培訓(xùn)，調(diào)整師資；

 

　　除了所指出的問(wèn)題，企業(yè)舉一反三檢查相關(guān)活動(dòng)、區(qū)域、人員、文件制度、部門是否還存在類似的問(wèn)題，一并整改。企業(yè)還應(yīng)考慮糾正措施的效率和有效性，在實(shí)施過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行檢查。

 

　　4）評(píng)審糾正措施的有效性

 

　　對(duì)糾正措施的計(jì)劃和實(shí)施的有效性應(yīng)予以評(píng)審，以決定是否需要采取進(jìn)一步的糾正措施。

 

　�。�2）證實(shí)性材料

 

　　企業(yè)整改完成后，附上相對(duì)應(yīng)的證實(shí)性資料，比如新補(bǔ)充的文件制度、修改后文件、培訓(xùn)記錄、調(diào)整后的運(yùn)行記錄、照片等。

 

三、不符合項(xiàng)整改提供材料要求

 

　　1、提供電子版整改材料的要求

 

　　所有整改材料應(yīng)放在一個(gè)文件夾內(nèi)，文件夾名稱為“×××公司整改材料”，發(fā)送時(shí)要進(jìn)行壓縮。

 

　　文件夾內(nèi)包括：整改后的不符合報(bào)告、見證材料。

 

　�。�1）不符合報(bào)告的填寫要求

 

　　1）企業(yè)需在不符合報(bào)告電子版（word文件）上完成原因分析及糾正措施、企業(yè)驗(yàn)證兩方面的內(nèi)容。

 

　　2）電子版填寫即可，無(wú)需手寫后再掃描。

 

　　（2）見證材料的要求

 

　　1）如果是檢驗(yàn)報(bào)告等紙質(zhì)材料的可采用掃描或手機(jī)拍照，如果是紅頭文件等也可采用提供PDF格式文件，如果是電子文件可提供word或excel文件。

 

　　2）所有文件均要用中文命名，命名應(yīng)能代表該文件基本情況，如檢驗(yàn)報(bào)告1、培訓(xùn)記錄1等（不得以照片1、文件1等通用方式命名）。

 

　　2、可以接受的見證材料

 

　�。�1）以下見證材料可以接受，如：

 

　　當(dāng)不符合問(wèn)題為未進(jìn)行外部強(qiáng)檢時(shí)，應(yīng)提供檢測(cè)/檢定后的報(bào)告。

 

　　【注：僅提供檢測(cè)（檢定）計(jì)劃/合同/交費(fèi)發(fā)票是不可接受的�！�

 

　　當(dāng)不符合問(wèn)題為現(xiàn)場(chǎng)的，應(yīng)提供整改后的照片。

 

　　當(dāng)不符合問(wèn)題的整改內(nèi)容涉及到培訓(xùn)時(shí)，提供培訓(xùn)實(shí)施記錄/培訓(xùn)紀(jì)要或年度培訓(xùn)計(jì)劃。

 

　　當(dāng)不符合問(wèn)題為未購(gòu)買CCC標(biāo)簽/未辦理CCC標(biāo)志批準(zhǔn)書時(shí)，提供購(gòu)買憑證/新的標(biāo)志批準(zhǔn)書。

 

　　當(dāng)不符合問(wèn)題的整改內(nèi)容涉及到更改文件時(shí)，應(yīng)提供更改后的文件。

 

　　（2）當(dāng)強(qiáng)檢結(jié)果為不合格時(shí)，企業(yè)應(yīng)對(duì)此采取相應(yīng)措施，并提供措施材料。

 

四、不符合項(xiàng)整改時(shí)限要求及超期處理措施

 

　　1、初次審核不符合項(xiàng)整改超期

 

　　從審核結(jié)束之日起（下同），在3個(gè)月內(nèi)能提供符合要求材料的，可予以批準(zhǔn)；

 

　　超過(guò)3個(gè)月但不超過(guò)9個(gè)月能提供符合要求材料的，需進(jìn)行跟蹤審核（另行收取跟蹤審核費(fèi)），審核通過(guò)后可予以批準(zhǔn)；

 

　　超過(guò)9個(gè)月的，不予批準(zhǔn)，技委會(huì)做出評(píng)定不通過(guò)的結(jié)論并書面告知企業(yè)。

 

　　CCC按相應(yīng)實(shí)施細(xì)則中的規(guī)定執(zhí)行。

 

　　2、監(jiān)督審核不符合項(xiàng)整改超期

 

　　將導(dǎo)致證書暫停，暫停期限最長(zhǎng)為3個(gè)月，逾期仍未整改關(guān)閉的將撤銷證書。

 

　　3、企業(yè)未按時(shí)整改的，審核組長(zhǎng)應(yīng)向技委會(huì)提出書面處理建議，由技委會(huì)做出最終決定。