辦公室呆久了，以前用過(guò)的一些文件就會(huì)忘記其存放的路徑，你是否也遇到過(guò)類(lèi)似的現(xiàn)象？筆者就經(jīng)常有這樣的煩惱，經(jīng)過(guò)一番摸索后發(fā)現(xiàn)應(yīng)用超鏈接可以輕松地解決這個(gè)問(wèn)題，不敢獨(dú)享，特寫(xiě)出來(lái)供大家參考。
1. 運(yùn)用Word管理
在Word中新建一個(gè)表格，在表格中輸入文件名、提要和生成日期，然后選中文件名后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“超鏈接”命令，接著出現(xiàn)“插入超鏈接”對(duì)話框，在“查找范圍”框中找到所要鏈接的文件，單擊“確定”按鈕后，表格中的文件名就與文件建立了超鏈接，如圖1所示。
把所有文件都建立了超鏈接后，將表格保存在桌面上，下次要打開(kāi)文件時(shí)，只要在文件管理表中找到相關(guān)的鏈接，就可以輕松地打開(kāi)，再也不用到硬盤(pán)上到處去尋找了。
2. 用Excel進(jìn)行管理
上面的方法操作簡(jiǎn)單，但有一個(gè)缺點(diǎn)，那就是當(dāng)文件過(guò)多時(shí)，表格中的行數(shù)也特別多，查找起來(lái)仍然很繁瑣，這時(shí)我們就可以利用電子表格中建立多個(gè)工作簿的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行管理。
在Excel中，用文件夾名稱(chēng)建立多個(gè)工作簿，然后在每個(gè)工作簿中把文件列成表格，給每個(gè)文件名建立一個(gè)超鏈接，鏈接到硬盤(pán)中相關(guān)的文件，以后要打開(kāi)文件時(shí)直接單擊對(duì)應(yīng)的文件名即可，如圖2所示。
Cico提示：當(dāng)你硬盤(pán)中的文件很多時(shí)，可以建立多個(gè)工作簿來(lái)對(duì)應(yīng)不同的文件夾，建議以生成文件的時(shí)間(如季度或月)來(lái)建立，這樣，只要你記得文件大致是什么時(shí)候建立的，就可以很快地查找到它。