許多人都有過(guò)同時(shí)給多個(gè)人發(fā)信的經(jīng)歷，例如生日邀請(qǐng)、節(jié)日問(wèn)候，或者單位里寫給客戶的信件。這些郵件當(dāng)然不能“批量發(fā)信”了事，必需使用特定的稱呼和問(wèn)候語(yǔ)，使得信件就像單獨(dú)寫出來(lái)一樣。但如果分別給每個(gè)人寫信，又實(shí)在太麻煩了。利用Office 97/2000的郵件合并功能，可以大大地簡(jiǎn)化這類工作。
郵件合并涉及兩個(gè)文檔：第一個(gè)文檔是郵件的內(nèi)容，這是所有郵件相同的部分，以下稱“主文檔”；第二個(gè)文檔包含收件人的稱呼、地址等每個(gè)郵件不同的內(nèi)容，以下稱“收件人列表”。第二個(gè)文檔中的內(nèi)容也可以從其他程序得到，比如Outlook的聯(lián)系人列表。
執(zhí)行郵件合并操作之前首先要?jiǎng)?chuàng)建這兩個(gè)文檔，并把它們關(guān)聯(lián)起來(lái)，也就是標(biāo)識(shí)收件人列表中的各部分信息在第一個(gè)文檔的什么地方出現(xiàn)。例如，指定在主文檔的哪些位置應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)收件人列表中的“稱呼”。完成后就可以“合并”這兩個(gè)文檔，為每個(gè)收件人創(chuàng)建郵件。以后再次給這些人發(fā)信時(shí)，只需要?jiǎng)?chuàng)建主文檔或修改已有的信件，然后再運(yùn)行郵件合并功能就可以了，非常方便、快捷。
一、創(chuàng)建收件人列表
假設(shè)包含信件內(nèi)容的主文檔已經(jīng)準(zhǔn)備好，現(xiàn)在打開它。選擇“工具/郵件合并”，出現(xiàn)“郵件合并幫助器”窗口，單擊“創(chuàng)建”，選擇“套用信函”，在下一個(gè)對(duì)話框中選擇“活動(dòng)窗口”。
現(xiàn)在又回到了“郵件合并幫助器” 窗口。單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，再選擇“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”以定義收件人信息。在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中系統(tǒng)已經(jīng)自動(dòng)創(chuàng)建了許多域，我們還可以刪除和添加域。完成域名定義后，單擊“確定”，輸入該收件人列表的文件名，選擇“保存”。
回到“郵件合并幫助器”窗口后，單擊“編輯數(shù)據(jù)源”，在對(duì)話框中輸入第一個(gè)收件人的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。單擊“新增”接著輸入下一個(gè)收件人信息，重復(fù)上述過(guò)程直至輸入所有收件人的信息。
二、插入合并域
返回主文檔界面之后，接下來(lái)的任務(wù)是將合并域(例如姓名或稱呼等)插入到主文檔的合適位置。將插入光標(biāo)移到域內(nèi)容應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的位置，單擊“郵件合并”工具條上的“插入合并域”，在下拉列表框選擇合適的域，比如當(dāng)光標(biāo)所在的位置應(yīng)當(dāng)是你對(duì)收件人的稱呼時(shí)，就選擇域“稱呼”。重復(fù)上述過(guò)程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果，單擊“郵件合并”工具條上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，此時(shí)就會(huì)出現(xiàn)將收件人列表第一個(gè)記錄內(nèi)容合并到郵件正文后的郵件文本，利用“上一記錄”、“下一記錄”按鈕可以改變所合并的收件人記錄。如果要作修改，單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，修改間隔或位置，然后再檢查合并后的效果。
三、執(zhí)行合并操作
編輯好待合并的主文檔后，選擇“工具/郵件合并”，打開“郵件合并幫助器”對(duì)話框。
選擇“合并”，從“合并到”列表框選擇“新建文檔”，選中“數(shù)據(jù)域?yàn)榭諘r(shí)，不打印空白行”以保證空域不會(huì)以空行形式出現(xiàn)在最終文檔中，最后單擊“合并”按鈕就可以合并主文檔和收件人列表。
合并結(jié)果將出現(xiàn)在屏幕上，寫給各個(gè)收件人的郵件依次排列，此時(shí)最好再檢查一下，然后打印或保存合并后的文檔。
以后要再次執(zhí)行合并時(shí)，只需打開主文檔，然后選擇“工具/郵件合并”，單擊“合并”就可以了。在退出Word時(shí)，會(huì)提示保存收件人列表文檔，選擇“是”，否則將丟失這個(gè)收件人列表數(shù)據(jù)。
四、利用Outlook的聯(lián)系人信息
如果收件人信息已經(jīng)在Outlook聯(lián)系人列表中，把這些聯(lián)系人信息拷貝到一個(gè)新的聯(lián)系人文件夾就可以作為Word郵件合并中的收件人列表。方法是，在Outlook中，選擇“文件/新建/文件夾”為聯(lián)系人列表創(chuàng)建一個(gè)新的文件夾，在“名稱”框中輸入新文件夾的名字(例如“客戶聯(lián)系”)，從“文件夾包含”列表選擇“聯(lián)系人項(xiàng)”，然后選擇一個(gè)文件夾的位置并單擊“確定”，如果系統(tǒng)提示是否要建立工具條快捷方式，選擇“否”。(除非你認(rèn)為確實(shí)有必要。)
現(xiàn)在就可以把Outlook聯(lián)系人列表中的數(shù)據(jù)拷貝到這個(gè)新的文件夾，步驟為：打開源文件夾，按住CTRL鍵選中多個(gè)聯(lián)系人信息，保持CTRL鍵按下狀態(tài)，將選中內(nèi)容拖到目標(biāo)文件夾“客戶聯(lián)系”。
要將這個(gè)新的文件夾設(shè)置為郵件地址簿，右擊文件夾名字，選擇“屬性”，再選擇“Outlook通訊簿”，選中“將該文件夾顯示為電子郵件通訊簿”，單擊“應(yīng)用”，最后單擊“確認(rèn)”。
到此為止，Outlook中的收件人列表已經(jīng)創(chuàng)建完畢。
在Word中打開主文檔。打開“郵件合并幫助器”，從對(duì)話框中選擇“獲取數(shù)據(jù)/使用通訊簿”，選擇“客戶聯(lián)系”文件夾并單擊“確定”。接下來(lái)，就可以按照前面介紹的方法插入合并域、執(zhí)行合并操作了。
應(yīng)當(dāng)注意的是，在指定“客戶聯(lián)系”文件夾作為郵件合并操作的收件人數(shù)據(jù)來(lái)源之后，如果以后在“客戶聯(lián)系”文件夾中增加或改動(dòng)了聯(lián)系人信息，這些改動(dòng)并不會(huì)自動(dòng)反映在合并操作中。為解決這個(gè)問(wèn)題，可以在Word中選擇“工具/郵件合并”，單擊“獲取數(shù)據(jù)”，按照前面介紹的步驟再次定義數(shù)據(jù)的來(lái)源，此時(shí)，Word將重新讀取文件夾的內(nèi)容，新增加或改動(dòng)的內(nèi)容就會(huì)反映在后繼的郵件合并操作中。
五、生成電子郵件
將郵件合并結(jié)果發(fā)送到Outlook中成為電子郵件。在“郵件合并幫助器”對(duì)話框中選擇“合并”，從“合并到”列表中選擇“電子郵件”。單擊“設(shè)置”，在“含郵件/傳真地址的數(shù)據(jù)域”中選擇“電子郵件”。
在“郵件消息主題行”中，輸入電子郵件的主題。有必要的話，選中“以附件形式發(fā)送文檔”。
返回“合并”對(duì)話框，單擊“合并”就可以了。新生成的郵件放在Outlook的發(fā)件箱。在發(fā)出郵件之前，最好能隨機(jī)檢查一些郵件，以驗(yàn)證合并效果
六、其他
如果在郵件合并操作中指定現(xiàn)有的數(shù)據(jù)作為收件人數(shù)據(jù)來(lái)源，當(dāng)數(shù)據(jù)源中的收件人數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于本次合并操作的收件人數(shù)量時(shí)，可以使用查詢限定目標(biāo)收件人。方法是：在打開主文檔后，選擇“工具/郵件合并”菜單，單擊“查詢選項(xiàng)”按鈕。在“查詢選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇查詢域及其條件。如果指定多行查詢條件，各行之間根據(jù)實(shí)際情況用“與”或者“或”連接。以后執(zhí)行合并操作時(shí)，數(shù)據(jù)源中只有那些符合指定條件的數(shù)據(jù)才參與合并。
Word也可以從Excel讀取收件人信息。方法是：在“郵件合并幫助器”對(duì)話框中先選擇“獲取數(shù)據(jù)”，再選擇“打開數(shù)據(jù)源”，在“打開數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇文件類型為Excel工作簿，選定Excel文件，單擊“打開”按鈕，在Excel對(duì)話框中選擇“整張電子表格”或指定表格內(nèi)的某個(gè)區(qū)域就可以了