窗體是Outlook中一個重要的概念。實際上，Outlook的所有信息都通過窗體顯示出來，我們的所有操作也必須通過窗體進(jìn)行。例如，編寫和查看E-mail要用到“郵件”窗體，聯(lián)系人信息通過“聯(lián)系人”窗體處理。選擇Outllook菜單“工具->窗體->選擇窗體”，可以查看Outlook提供的所有標(biāo)準(zhǔn)窗體，標(biāo)準(zhǔn)窗體的名字都與它能夠處理的任務(wù)對應(yīng)。
要創(chuàng)建定制窗體，最簡單的方式是以“設(shè)計模式”打開標(biāo)準(zhǔn)窗體，在標(biāo)準(zhǔn)窗體的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改。在設(shè)計模式中，用戶可以編輯、添加、刪除各種窗體元素，如輸入字段和控制按鈕等。但并非所有標(biāo)準(zhǔn)的窗體元素都是可編輯的，有些時候，我們只能添加新的頁面，而不能修改現(xiàn)有的頁面——盡管如此，總的看來，Outlook的窗體自定義機制還是相當(dāng)靈活的。
要充分發(fā)揮自定義窗體的優(yōu)勢，就必須有VBScript和數(shù)據(jù)庫操作方面的知識，才能夠方便地把定制窗體收集的數(shù)據(jù)保存到數(shù)據(jù)庫，或者根據(jù)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)自動填寫定制窗體的某些字段。但是，即使沒有這方面的知識，我們?nèi)耘f能夠設(shè)計出簡單、實用的定制窗體。
必須注意的是，Outlook窗體使用RTF格式，因此必須確保發(fā)送和接收窗體的各方都把Outlook配置成使用RTF。選擇菜單“工具->選項”，點擊“郵件格式”選項卡，在“以該郵件格式撰寫”中選擇RTF。如果Outlook沒有設(shè)置成使用RTF，當(dāng)你發(fā)送窗體時，接收郵件的人將收到名為Winmail.dat的附件。另外還要注意，如果把Outlook設(shè)置成用Word撰寫郵件或用Word閱讀RTF，也不能使用窗體，因此必須確保在“郵件格式”選項卡中沒有選中這些選項。
圖一：設(shè)置Outlook郵件格式
如果你的工作環(huán)境中不使用公用文件夾，而且你打算發(fā)送基于定制窗體的E-mail，那么所有接收郵件的人必須有定制窗體的副本。最好以文件的形式把窗體發(fā)送給每一個接收郵件的人，并告訴他們?nèi)绾伟汛绑w發(fā)布到“個人窗體庫”(參見本文后面的說明)。
一、定制窗體的基礎(chǔ)知識
下面的說明針對Outlook 2002，但對于版本較早的Outlook，操作方式也相似。首先，以設(shè)計模式打開Outlook的標(biāo)準(zhǔn)窗體。如果你正在使用某個窗體(例如，正在閱讀郵件)，可以選擇“工具->窗體->設(shè)計該窗體”進(jìn)入設(shè)計模式(便簽窗體除外，因為它是不能定制的)。否則，從“標(biāo)準(zhǔn)窗體庫”選擇一個窗體進(jìn)入設(shè)計模式。圖二就是以設(shè)計模式打開的郵件窗體。
圖二：以設(shè)計模式打開的郵件窗體
利用窗體上方的選項卡，可以在各個頁之間來回切換。一些選項卡的標(biāo)簽有圓括號，例如圖一的“(第2頁)”等，收件人無法看到這些頁，除非你按照如下方式進(jìn)行設(shè)置：首先選中要讓收件人看到的頁，然后從“窗體”菜單選擇“顯示此頁”，選擇菜單“窗體->重命名此頁”可以修改每一頁的標(biāo)簽文字。如果要確定一個頁是否可以修改，點擊該頁的標(biāo)簽，如果“字段選擇器”窗口出現(xiàn)，則表明該頁可編輯。
在“字段選擇器”中，選中想要的字段并把它拖入窗體。通過字段選擇器上方的下拉列表，可以切換字段選擇器顯示的字段類別。點擊字段選擇器的“新建”按鈕可以創(chuàng)建自定義字段。
如果要向窗體加入控件，例如復(fù)選框、單選按鈕，則在以設(shè)計模式打開的窗體中，選擇菜單“窗體->控件工具箱”。如果你要使用的控件不在Outlook顯示的控件工具箱中，只需右鍵點擊控件工具箱的空白區(qū)域，選擇菜單“自定義控件”，“附加控件”對話框?qū)@示出所有可用的控件，選中每一個你要用的控件，它們就會自動添加到“控件工具箱”，以后你就可以象使用普通控件一樣使用它們。
當(dāng)然，除非把控件綁定到字段，否則，通過控件輸入的值不會出現(xiàn)在窗體上。要實現(xiàn)綁定，右擊控件，從菜單選擇“屬性”，再選擇“值”選項卡。然后，你既可以點擊“選擇字段”按鈕選擇預(yù)定義的字段，也可以創(chuàng)建新的字段——即，點擊“新建”按鈕并指定名稱、類型和格式。
例如，假設(shè)我們要在“郵件”窗體中增加一個多行文本輸入框。首先以設(shè)計模式打開郵件窗體，顯示出控件工具箱，把一個文本框拖入到郵件窗體的適當(dāng)位置，右擊文本框控件，選擇“屬性”菜單，選擇“值”選項卡，如圖三所示，點擊“新建”按鈕為文本框創(chuàng)建一個新的字段。在“新建字段”對話框中，把字段命名為“messText”，字段類型指定為“文本”，點擊“確定”返回字段的“屬性”對話框，選擇“顯示”選項卡，點擊“多行”使檢查框處于選中狀態(tài)，最后點擊“確定”關(guān)閉控件的“屬性”對話框。
圖三：把控件綁定到自定義字段
如果你要測試窗體，最簡單的方法是選擇菜單“窗體->運行此窗體”，然后給自己發(fā)一個郵件。
以設(shè)計模式打開窗體時，我們首先看到的是郵件的“撰寫頁”，而收件人看到的是“閱讀頁”。如果你要把窗體發(fā)布到公用目錄，或者通過郵件發(fā)送，可以為窗體設(shè)計分離的撰寫頁和閱讀頁，這樣，收件人看到的窗體將與發(fā)件人發(fā)送的窗體不同。你可以通過“窗體->分離讀寫版面”開啟或關(guān)閉這一功能。
測試窗體時，如果你收到的結(jié)果與發(fā)送的不同，請重新以設(shè)計模式打開窗體，取消“分離讀寫版面”的選中狀態(tài)，強制Outlook為郵件發(fā)送者和接收者提供同一版面。如果你既想分離撰寫頁和閱讀頁，又想讓撰寫頁中的某些定制元素出現(xiàn)在閱讀頁中，那么必須把這些元素從撰寫頁復(fù)制到閱讀頁：首先在撰寫頁中選中這些元素，復(fù)制，然后從“設(shè)計”工具條點擊“編輯閱讀頁”，把剛才復(fù)制的元素粘貼到閱讀頁。
設(shè)計好窗體之后，應(yīng)當(dāng)把它保存下來。不要用“文件->保存”菜單來保存定制窗體，而是應(yīng)該在設(shè)計模式中選擇菜單“工具->窗體->將窗體發(fā)布為”，如圖四，在對話框中選擇一個Outlook文件夾或窗體庫，指定定制窗體的名字，最后點擊“發(fā)布”按鈕。發(fā)布窗體之后，關(guān)閉以設(shè)計模式打開的窗體，如果Outlook詢問是否要保存它，選擇“否”，因為我們已經(jīng)通過“發(fā)布”操作保存它了。如果窗體被發(fā)布到了公用的Outlook文件夾，所有能夠訪問該文件夾的用戶都能夠使用該窗體。
圖四：發(fā)布窗體
發(fā)布到“個人窗體庫”的窗體僅供個人使用。如果你收到了別人用定制窗體發(fā)送的郵件，只要在閱讀郵件時選擇菜單“工具->窗體->將窗體發(fā)布為”，就可以把定制窗體保存到“個人窗體庫”。
二、設(shè)計實例：調(diào)查
下面來看一個定制窗體的設(shè)計實例。假設(shè)我們要通過E-mail發(fā)起一項調(diào)查，我們希望讓參與調(diào)查的人只需簡單地點擊鼠標(biāo)即可完成調(diào)查過程，不一定要手工輸入信息。在這種調(diào)查中，使用定制窗體的好處是收件人的應(yīng)答很規(guī)范，容易收集和整理。
我們要定義兩個定制的郵件窗體。第一個是“初始窗體”，我們定制其“答復(fù)”動作，使得收件人在收到該類郵件并作出答復(fù)時，自動使用第二個定制郵件窗體“調(diào)查窗體”進(jìn)行答復(fù)。在調(diào)查窗體中我們定義調(diào)查的具體內(nèi)容，假設(shè)是一次對食堂飯菜質(zhì)量滿意程度的調(diào)查。
首先創(chuàng)建答復(fù)窗體。選擇菜單“工具->窗體->設(shè)計窗體”，從“標(biāo)準(zhǔn)窗體庫”選擇“郵件”，點擊“打開”以設(shè)計模式打開郵件窗體。點擊標(biāo)簽為“(第2頁)”的頁，選擇菜單“窗體->顯示此頁”，使得收件人能夠看到該頁，選擇菜單“窗體->重命名此頁”，把第2頁的名字改成“調(diào)查”。利用字段選擇器和控件工具箱，在調(diào)查頁中加入各種調(diào)查選項。注意，對于每一個加入到調(diào)查頁的控件，應(yīng)當(dāng)打開它的“屬性”對話框，把控件綁定到Outlook預(yù)定義的字段或新建的字段。圖五就是我們設(shè)計完成后的調(diào)查窗體。
圖五：調(diào)查窗體
在這個定制窗體中，我們加入了一組單選按鈕，要求用戶選擇其中一個表示他對食堂飯菜質(zhì)量的滿意程度，另外還有一個文本框，用來輸入具體的意見。設(shè)計要點是：三個單選按鈕控件綁定到同一個字段，這個字段是一個自定義字段，名稱是messButton；另外，應(yīng)當(dāng)使文本框能夠接受多行輸入(右鍵點擊文本框，選擇“屬性”，在“顯示”選項卡中設(shè)置)。
完成后，把窗體發(fā)布到“個人窗體庫”，把該窗體命名為surveyForm，顯示名稱是“調(diào)查窗體”。發(fā)布窗體時，Outlook將詢問是否“將項目與窗體定義一同保存”，回答“是”。最后，關(guān)閉窗體時Outlook詢問是否要保存窗體，回答“否”。
接下來設(shè)計發(fā)起調(diào)查的初始窗體。以設(shè)計模式打開一個新的郵件窗體，點擊“動作”頁(注意不是“動作”菜單)。在“動作名稱”欄雙擊“答復(fù)”，在“窗體動作屬性”對話框的“窗體名稱”欄目中選擇“窗體...”，在“選擇窗體”對話框“查找”欄中選擇“個人窗體庫”，然后選擇“調(diào)查窗體”，最后點擊“打開”，圖六是選擇好之后的結(jié)果。我們這是在告訴Outlook，當(dāng)用戶應(yīng)答該類郵件時應(yīng)當(dāng)用“調(diào)查窗體”作為應(yīng)答郵件的窗體。將窗體發(fā)布到“個人窗體庫”，為該窗體取名initForm，顯示名稱是“初始窗體”。
圖六：答復(fù)時使用調(diào)查窗體
下面來看看如何用這兩個定制窗體完成一次調(diào)查過程。作為調(diào)查的發(fā)起人，你在Outlook主窗口中選擇菜單“文件->選擇窗體”，選擇“個人窗體庫”，打開“初始窗體”。指定所有參與調(diào)查的郵件收件人，指定主題“調(diào)查”，然后發(fā)送郵件。收件人收到郵件后，如果他的“個人窗體庫”中包含了“調(diào)查窗體”，當(dāng)他應(yīng)答郵件時，Outlook自動顯示出“調(diào)查窗體”作為答復(fù)郵件，圖七就是收件人在應(yīng)答時看到的調(diào)查窗體。收件人在調(diào)查窗體中選擇他對食堂飯菜質(zhì)量的意見，然后發(fā)回郵件。
圖七：收件人通過定制窗體響應(yīng)調(diào)查
總之，Outlook定制窗體是一種非常強大和靈活的工具。恰到好處地運用定制窗體，能夠為你的日常工作帶來很多方便。