、 點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“隱藏/顯示”按鈕,顯示出隱藏的文字。或者,選擇Word菜單“工具”→“選項(xiàng)”,進(jìn)入“視圖”選項(xiàng)卡,選中“格式標(biāo)記”下面的“隱藏文字”或“全部”選項(xiàng)。
㈡ 按Ctrl+H鍵,顯示出查找和替換對(duì)話框的“替換”選項(xiàng)卡。
、 在“查找內(nèi)容”一欄輸入“^a”(不含引號(hào)),表示要查找批注引用標(biāo)記。
、 保持“替換為”輸入框空白。
、 點(diǎn)擊“全部替換”按鈕,如圖一。
圖一
在Word 97/2000中,上述操作通常已經(jīng)足以清除所有的批注了。但對(duì)于Word 2002,這種辦法無(wú)效,因?yàn)閃ord 2002不再支持“^a”這個(gè)標(biāo)記。不過(guò)不必?fù)?dān)心,Word 2002還有更簡(jiǎn)單的辦法,操作步驟如下:
▲ 確保“審閱”工具欄已經(jīng)顯示。如果沒(méi)有,則選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“審閱”。
▲ 點(diǎn)擊“審閱”工具欄上“拒絕所選修訂”旁邊的向下的三角,Word顯示出一系列選項(xiàng)。
▲ 選擇“刪除文檔中的所有批注”,如圖二。
圖二
遺憾的是,有的文檔中批注很復(fù)雜,上面兩種辦法都不能徹底清除干凈所有的批注。特別地,如果你啟用了跟蹤文檔改動(dòng)的功能,文檔已被審閱多次,部分批注已由跟蹤文檔改動(dòng)功能記錄,部分批注卻沒(méi)有被跟蹤文檔改動(dòng)功能記錄,這時(shí)要靠上面兩種辦法來(lái)徹底清除所有批注就更加困難了。如果你也偶爾遇到這個(gè)問(wèn)題,或者經(jīng)常要徹底清除文檔的所有批注,那就應(yīng)該考慮用一個(gè)簡(jiǎn)單的Word宏來(lái)清除文檔。
下面給出了兩個(gè)Word宏,兩者功能完全一樣,但代碼略有不同,適用的Word版本也不同。
第一個(gè)宏,適用于Word 97/2000/2002:
Sub RemoveComments1()
' 清除當(dāng)前文檔的所有批注
' ActiveDocument代表當(dāng)前活動(dòng)的(正在查看的)文檔
' Comments是一個(gè)集合對(duì)象,其中包含文檔的所有批注
For Each cmt In ActiveDocument.Comments
' 對(duì)于Comments集合里面的每一個(gè)對(duì)象(即每一個(gè)批注)
' 執(zhí)行其Delete命令就可以把該對(duì)象代表的批注刪除
cmt.Delete
Next
End Sub
第二個(gè)宏僅適用于Word 2002:
Sub RemoveComments2()
' 執(zhí)行DeleteAllComments命令清除文檔的所有批注
ActiveDocument.DeleteAllComments
End Sub
不管是哪一個(gè)版本的Word,定義宏的步驟都差不多。以Word 2000為例,定義宏的步驟是:
1、按Alt+F11鍵打開(kāi)Visual Basic編輯器。
2、輸入Word宏的內(nèi)容,如圖三。你可以根據(jù)自己的Word版本選用一個(gè)宏。
3、點(diǎn)擊Visual Basic編輯器工具欄上的“保存Norlmal”按鈕(圖標(biāo)為軟盤(pán)的按鈕)。
4、按Alt+F4關(guān)閉Visual Basic編輯器。
圖三
以后,你只要運(yùn)行一下剛才創(chuàng)建的宏,就可以徹底清除Word文檔的批注。如果你經(jīng)常要運(yùn)行這個(gè)宏,最好為它做一個(gè)工具欄按鈕。以Word 2002為例,具體步驟如下:
1、選擇菜單“工具”→“自定義”,轉(zhuǎn)到“命令”頁(yè),如圖四。
圖四
2、在“類(lèi)別”列表中選擇“宏”,在“命令”列表中選擇RemoveComments1(或者RemoveComments2)。
3、將RemoveComments1拖到工具欄的適當(dāng)位置,放開(kāi)鼠標(biāo)鍵,工具欄上出現(xiàn)以宏的名字命名的按鈕。
4、右擊該按鈕(不要關(guān)閉圖四的“自定義”對(duì)話框),顯示出按鈕的定制菜單,如圖五。為該按鈕取一個(gè)適當(dāng)?shù)拿,例?ldquo;刪除批注”,編輯好按鈕名字后按Enter鍵確認(rèn)改名。如有必要,可以為該按鈕指定一個(gè)圖標(biāo),然后將顯示方式改為“圖標(biāo)與文字”。
圖五
以后,只要點(diǎn)擊工具欄上的“刪除批注”按鈕,就可以立即徹底地清除當(dāng)前文檔中的所有批注,非常方便。