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徹底清除Word文檔批注

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-14
 Word的批注功能非常強(qiáng)大,特別是文檔必須由多個(gè)用戶(hù)協(xié)作完成時(shí),或者文檔必須經(jīng)過(guò)編輯→審閱→再修改→審閱等多道工序時(shí),充分運(yùn)用Word的批注功能更是帶來(lái)許多方便。另一方面,當(dāng)文檔的最終版本定稿之后,我們往往要清除所有的批注。清除批注較簡(jiǎn)單的辦法是使用Word的查找/替換功能,步驟如下:

 、 點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“隱藏/顯示”按鈕,顯示出隱藏的文字。或者,選擇Word菜單“工具”→“選項(xiàng)”,進(jìn)入“視圖”選項(xiàng)卡,選中“格式標(biāo)記”下面的“隱藏文字”或“全部”選項(xiàng)。

  ㈡ 按Ctrl+H鍵,顯示出查找和替換對(duì)話框的“替換”選項(xiàng)卡。

 、 在“查找內(nèi)容”一欄輸入“^a”(不含引號(hào)),表示要查找批注引用標(biāo)記。

 、 保持“替換為”輸入框空白。

 、 點(diǎn)擊“全部替換”按鈕,如圖一。



圖一

  在Word 97/2000中,上述操作通常已經(jīng)足以清除所有的批注了。但對(duì)于Word 2002,這種辦法無(wú)效,因?yàn)閃ord 2002不再支持“^a”這個(gè)標(biāo)記。不過(guò)不必?fù)?dān)心,Word 2002還有更簡(jiǎn)單的辦法,操作步驟如下:

   ▲ 確保“審閱”工具欄已經(jīng)顯示。如果沒(méi)有,則選擇菜單“視圖”→“工具欄”→“審閱”。

   ▲ 點(diǎn)擊“審閱”工具欄上“拒絕所選修訂”旁邊的向下的三角,Word顯示出一系列選項(xiàng)。

   ▲ 選擇“刪除文檔中的所有批注”,如圖二。

徹底清除Word文檔批注

圖二

  遺憾的是,有的文檔中批注很復(fù)雜,上面兩種辦法都不能徹底清除干凈所有的批注。特別地,如果你啟用了跟蹤文檔改動(dòng)的功能,文檔已被審閱多次,部分批注已由跟蹤文檔改動(dòng)功能記錄,部分批注卻沒(méi)有被跟蹤文檔改動(dòng)功能記錄,這時(shí)要靠上面兩種辦法來(lái)徹底清除所有批注就更加困難了。如果你也偶爾遇到這個(gè)問(wèn)題,或者經(jīng)常要徹底清除文檔的所有批注,那就應(yīng)該考慮用一個(gè)簡(jiǎn)單的Word宏來(lái)清除文檔。

  下面給出了兩個(gè)Word宏,兩者功能完全一樣,但代碼略有不同,適用的Word版本也不同。

  第一個(gè)宏,適用于Word 97/2000/2002:

Sub RemoveComments1()

' 清除當(dāng)前文檔的所有批注

' ActiveDocument代表當(dāng)前活動(dòng)的(正在查看的)文檔

' Comments是一個(gè)集合對(duì)象,其中包含文檔的所有批注

For Each cmt In ActiveDocument.Comments

' 對(duì)于Comments集合里面的每一個(gè)對(duì)象(即每一個(gè)批注)

' 執(zhí)行其Delete命令就可以把該對(duì)象代表的批注刪除

cmt.Delete

Next

End Sub

  第二個(gè)宏僅適用于Word 2002:

Sub RemoveComments2()

' 執(zhí)行DeleteAllComments命令清除文檔的所有批注

ActiveDocument.DeleteAllComments

End Sub

  不管是哪一個(gè)版本的Word,定義宏的步驟都差不多。以Word 2000為例,定義宏的步驟是:

  1、按Alt+F11鍵打開(kāi)Visual Basic編輯器。

  2、輸入Word宏的內(nèi)容,如圖三。你可以根據(jù)自己的Word版本選用一個(gè)宏。

  3、點(diǎn)擊Visual Basic編輯器工具欄上的“保存Norlmal”按鈕(圖標(biāo)為軟盤(pán)的按鈕)。

  4、按Alt+F4關(guān)閉Visual Basic編輯器。

徹底清除Word文檔批注

圖三

  以后,你只要運(yùn)行一下剛才創(chuàng)建的宏,就可以徹底清除Word文檔的批注。如果你經(jīng)常要運(yùn)行這個(gè)宏,最好為它做一個(gè)工具欄按鈕。以Word 2002為例,具體步驟如下:

  1、選擇菜單“工具”→“自定義”,轉(zhuǎn)到“命令”頁(yè),如圖四。

徹底清除Word文檔批注

圖四

  2、在“類(lèi)別”列表中選擇“宏”,在“命令”列表中選擇RemoveComments1(或者RemoveComments2)。

  3、將RemoveComments1拖到工具欄的適當(dāng)位置,放開(kāi)鼠標(biāo)鍵,工具欄上出現(xiàn)以宏的名字命名的按鈕。

  4、右擊該按鈕(不要關(guān)閉圖四的“自定義”對(duì)話框),顯示出按鈕的定制菜單,如圖五。為該按鈕取一個(gè)適當(dāng)?shù)拿,例?ldquo;刪除批注”,編輯好按鈕名字后按Enter鍵確認(rèn)改名。如有必要,可以為該按鈕指定一個(gè)圖標(biāo),然后將顯示方式改為“圖標(biāo)與文字”。



圖五

  以后,只要點(diǎn)擊工具欄上的“刪除批注”按鈕,就可以立即徹底地清除當(dāng)前文檔中的所有批注,非常方便。

 
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