某物流公司曾發(fā)生一起運(yùn)費(fèi)糾紛案，一客戶通過外貿(mào)公司長期委托這家物流公司辦理出口運(yùn)輸。雙方在業(yè)務(wù)中的習(xí)慣做法是：貨物出運(yùn)后，物流公司為客戶開具正式發(fā)票，客戶收到發(fā)票一段時(shí)間后，按發(fā)票金額向物流公司付款。其中一票貨物由于客戶在貿(mào)易中發(fā)生虧損，就以種種借口拒付物流公司運(yùn)費(fèi)。物流公司在多次催收無望的情況下向法院提起訴訟。在訴訟中，客戶辯稱已將這筆運(yùn)費(fèi)以現(xiàn)金形式付給了物流公司，有物流公司為其開具的正式發(fā)票為證。因物流公司無法拿出對(duì)方未付款的有力證據(jù)，以致物流公司在一審中被法院駁回訴訟請(qǐng)求。
點(diǎn)評(píng)：習(xí)慣做法應(yīng)規(guī)范
目前，物流行業(yè)多采用物流公司為客戶先墊付運(yùn)費(fèi)、雜費(fèi)甚至稅費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用，貨物運(yùn)輸完成后，物流公司按雙方約定的費(fèi)用及實(shí)際操作中發(fā)生的費(fèi)用，為客戶開具發(fā)票，客戶收到發(fā)票后，按發(fā)票金額向物流公司付款。
這一過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)包括：
1.由于雙方事先對(duì)可能發(fā)生的費(fèi)用支付約定不明確，運(yùn)輸過程往往又比較復(fù)雜，常有新的付費(fèi)項(xiàng)目產(chǎn)生。物流公司墊付有關(guān)費(fèi)用后，一旦客戶不予認(rèn)可，就會(huì)產(chǎn)生拒付糾紛。
2.采用后付費(fèi)的結(jié)算方式，可能造成信譽(yù)差的客戶拖欠費(fèi)用。因物流公司已向第三方支付了一定費(fèi)用，客戶不及時(shí)付費(fèi)，長期占用物流公司的經(jīng)營資金，影響物流公司經(jīng)營的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。特別是貨量大的國際運(yùn)輸貨物，物流公司前期墊付的費(fèi)用比較多，資金壓力非常大。如果客戶不能及時(shí)付費(fèi)，物流公司從銀行借貸的營運(yùn)資金被長期占用，損失就比較大。
3.業(yè)務(wù)中先開發(fā)票，可能方便了客戶，但也給不守信用的客戶提供了鉆空子的機(jī)會(huì)，以收到發(fā)票為由，說明自己已付費(fèi)。在我國，目前發(fā)票是付款與結(jié)算憑證，客戶拿到發(fā)票，在沒有相反證據(jù)的情況下，法院往往認(rèn)定其已履行了付款義務(wù)。這就要求物流公司在業(yè)務(wù)中要規(guī)范結(jié)算行為，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
該案例提醒我們：一些公司經(jīng)營上的習(xí)慣做法，從法律角度看并不一定是合理合法的。業(yè)務(wù)結(jié)算的規(guī)范做法應(yīng)該是：
1.雙方在開展業(yè)務(wù)前簽訂規(guī)范的合同，對(duì)費(fèi)用結(jié)算內(nèi)容和方式要詳盡、具體。能提前確定的收費(fèi)項(xiàng)目，應(yīng)明確收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)實(shí)際操作中新增費(fèi)用的墊付及結(jié)算原則上應(yīng)明確規(guī)定。
2.對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，根據(jù)不同的信用等級(jí)采取不同的結(jié)算方式，對(duì)信用等級(jí)高的長期客戶，可以采取運(yùn)輸后定期結(jié)算的方式，根據(jù)實(shí)際運(yùn)輸情況，用結(jié)費(fèi)清單進(jìn)行對(duì)賬，客戶按核對(duì)無誤的結(jié)費(fèi)清單付款后，物流公司再為其開具正式發(fā)票。對(duì)于貨量大、運(yùn)費(fèi)數(shù)額高的業(yè)務(wù)，可以要求客戶預(yù)付一定費(fèi)用。在實(shí)際操作中新發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目，要及時(shí)通知客戶進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于信用等級(jí)低，僅有零星業(yè)務(wù)的客戶，應(yīng)采取預(yù)付運(yùn)費(fèi)的做法。
3.加強(qiáng)發(fā)票管理，建立發(fā)票的保管、開具、領(lǐng)取制度，確保收款后再開具發(fā)票。特殊情況須先開具發(fā)票時(shí)，要做好發(fā)票的交付簽收記錄。只有這樣才能有效降低公司的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。