1、單據(jù)的準(zhǔn)備。出口前繕制全套報(bào)關(guān)單據(jù)，并根據(jù)集港日期及時(shí)向海關(guān)申報(bào)。全套報(bào)關(guān)單據(jù)包括報(bào)關(guān)委托協(xié)議書(格式以海關(guān)的要求為準(zhǔn))、箱單、發(fā)票、合同、出口收匯核銷單、出口貨物報(bào)關(guān)單以及海關(guān)監(jiān)管條件所涉及的各類證件。出口方應(yīng)根據(jù)出口貨物品名，查閱海關(guān)稅則，確定該出口貨物需要什么監(jiān)管條件。若出口貨物為法檢商品，則應(yīng)提前向有關(guān)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)申請報(bào)驗(yàn)或委托代理在裝貨港當(dāng)?shù)厣暾垐?bào)驗(yàn)，為以后順利通關(guān)、出貨創(chuàng)造條件。出口貨物報(bào)關(guān)單是出口方在裝運(yùn)前向海關(guān)申報(bào)出口手續(xù)的重要單據(jù)。報(bào)關(guān)單填寫質(zhì)量如何，直接關(guān)系到報(bào)關(guān)效率以及出口方的經(jīng)濟(jì)利益。填寫出口貨物報(bào)關(guān)單應(yīng)注意，所填內(nèi)容應(yīng)與箱單、發(fā)票、合同內(nèi)容一致，做到單單相符，貨物品名與其商品編碼相符，數(shù)量及單位應(yīng)與該出口貨物的海關(guān)統(tǒng)計(jì)單位一致。
2、貨物的準(zhǔn)備。目前海關(guān)實(shí)行貨到報(bào)關(guān)，因此提前將出口貨物準(zhǔn)備好是順利通關(guān)的必要條件。如果是工廠送貨，出口方可將貨物發(fā)運(yùn)到承運(yùn)人指定的集裝箱中轉(zhuǎn)站，由中轉(zhuǎn)站負(fù)責(zé)將貨物依次裝入集裝箱。如果出口方要求產(chǎn)裝，則承運(yùn)人可將空箱運(yùn)至出口方的倉庫，在將貨物裝箱之后，直接將集裝箱運(yùn)至堆場。在出口貨物裝箱過程中，如何選取合理的裝箱方式呢？出口方只有對集裝箱內(nèi)部尺寸了如指掌，才能根據(jù)出口貨物的單件體積選取合理的裝箱方式。20’干貨箱內(nèi)部尺寸及最大載重噸為：長5890MM，寬2350MM，高2390MM，最大載重噸21噸；40’干貨箱內(nèi)部尺寸及最大載重噸為：長12029MM，寬2350MM， 高2390MM，最大載重噸26噸。根據(jù)上述數(shù)據(jù)，可計(jì)算出最合理的裝箱方式。出口方要到現(xiàn)場查看裝貨情況，并要求集裝箱中轉(zhuǎn)站按出口方的裝箱方式裝貨。這樣在一定基礎(chǔ)上，能防止短裝或裝錯(cuò)，從而為順利通關(guān)奠定基礎(chǔ)。
提單的概念、內(nèi)容、種類及簽發(fā) 提單是承運(yùn)人在接運(yùn)貨物后發(fā)給托運(yùn)人的一種單證。它是貨物收據(jù)，代表貨物的物權(quán)憑證，是雙方運(yùn)輸合同的憑證，可以進(jìn)行買賣。
提單的內(nèi)容有正反兩面，正面的內(nèi)容包括船名、裝運(yùn)港、目的港、托運(yùn)人名稱、收貨人名稱、貨物名稱、標(biāo)志、包裝、件數(shù)、重量或體積、運(yùn)費(fèi)、提單正本份數(shù)、提單簽發(fā)日期、承運(yùn)人或船長簽字等，提單的反面是具體運(yùn)輸條款，有關(guān)承運(yùn)人與托運(yùn)人的責(zé)任、索賠與訴訟等問題均有詳細(xì)的規(guī)定。
貨物裝船完畢后，承運(yùn)人首先落實(shí)運(yùn)費(fèi)，然后簽發(fā)已裝船提單給發(fā)貨人。提單是海運(yùn)業(yè)務(wù)中最重要的一種單證。托運(yùn)人取得提單后，立即前往所在地外匯銀行辦理議付結(jié)匯手續(xù)，銀行收到托運(yùn)人提交的提單及有關(guān)單據(jù)，經(jīng)審查無誤后，立即將提單及其它單據(jù)寄往進(jìn)口方當(dāng)?shù)亻_立信用證的銀行。
國外當(dāng)?shù)劂y行收到單據(jù)，經(jīng)審核無誤后，即將貨款劃撥到中國外匯銀行在其國外銀行的帳戶上，中國外匯銀行即收取貨款，然后銀行再將貨款劃歸到國內(nèi)出口方的帳戶上。由此可見，出口方在與承運(yùn)人或其代理人確認(rèn)提單時(shí)應(yīng)慎重，要做到“單單一致、單證相符”，否則，一旦提單簽發(fā)后再更改，會(huì)影響出口方及時(shí)結(jié)匯。
提單種類較多，根據(jù)不同分類主要有以下幾種：
(1)按貨物是否已裝船，分為已裝船提單和備運(yùn)提單。
(2)按對貨物外表狀況有無不良批注，分為清潔提單和不清潔提單。
(3)按不同運(yùn)輸方式，分為直達(dá)提單和轉(zhuǎn)船提單。
(4)按商業(yè)習(xí)慣分為倒簽提單和預(yù)借提單。
實(shí)際業(yè)務(wù)中倒簽、預(yù)借提單的問題 由于信用證中所規(guī)定的裝運(yùn)期限已經(jīng)過期，或信用證所規(guī)定的議付期限迫近，貨物雖已交給承運(yùn)人，但由于租訂的船舶未能按時(shí)到達(dá)，承運(yùn)人有可能應(yīng)出口方的請求，提前出具該船名的“已裝船”提單，出口方憑提單向銀行議付貨款。
在這種情況下，由承運(yùn)人或其代理人所簽發(fā)的提單稱之為“預(yù)借提單”。預(yù)借提單對承運(yùn)人的風(fēng)險(xiǎn)極大，如果進(jìn)口商發(fā)現(xiàn)提單是偽造的，其不僅可以拒付，而且有權(quán)追究承運(yùn)人和出口方的法律責(zé)任。因此，一般情況下承運(yùn)人不會(huì)同意簽發(fā)預(yù)借提單。倒簽提單是承運(yùn)人或其代理人應(yīng)出口方的要求，在貨物裝船后，以早于該票貨物實(shí)際裝船完畢的日期作為簽發(fā)日期所簽發(fā)的提單。這是為了符合信用證關(guān)于裝運(yùn)期的規(guī)定，應(yīng)出口方的要求而倒填日期簽發(fā)的提單，所以稱之為倒簽提單。
承運(yùn)人簽發(fā)這種提單要承擔(dān)因此而可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。但是由于航運(yùn)慣例和貿(mào)易的需要，在一定條件下，例如在所簽的日期是船舶已抵港并已開始裝貨后的某一天，或簽單的貨物是零星雜貨而不是數(shù)量很大的大宗貨，或倒簽的時(shí)間與裝完時(shí)間的間隔不太長等情況下，在取得了出口方的保函后，承運(yùn)人還是可以同意簽發(fā)的。