對(duì)管理體系進(jìn)行評(píng)審，以確保管理體系具有持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，但在實(shí)際管評(píng)中常有管理評(píng)審策劃簡單、針對(duì)性不強(qiáng)，存在形式化、套路化等突出問題，使管評(píng)未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

 

       所以本期我們結(jié)合前輩們的有效經(jīng)驗(yàn)做法，對(duì)更有效管評(píng)的方法進(jìn)行探討，希望對(duì)大家有所幫助！

 

1. 做管理評(píng)審的意義

 

2. 管評(píng)存在的常見問題

 

3. 提高管評(píng)的有效經(jīng)驗(yàn)

 

 

一、做管理評(píng)審的意義

 

        部分檢測機(jī)構(gòu)僅將管理評(píng)審理解為符合外部要求的例行動(dòng)作，忽略了其真正的意義。

 

        有效的管理評(píng)審可幫助檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理層及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確地掌握自身運(yùn)行狀況，掌握各階段目標(biāo)的實(shí)時(shí)進(jìn)度，查找實(shí)際工作與預(yù)期計(jì)劃之間的差距，客觀評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，通過采取糾正與預(yù)防措施，確保質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的落實(shí)，提高實(shí)驗(yàn)室工作效率和整體素質(zhì)水平，促使實(shí)驗(yàn)室工作滿足客戶需求，增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室的綜合競爭力。

 

 

二、管評(píng)存在的常見問題

 

        通過找到管理評(píng)審中存在的問題，能夠幫助檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)一步提升管理評(píng)審質(zhì)量，可分為評(píng)審匯總常見問題和日常實(shí)施中的常見難點(diǎn)：

 

1. 評(píng)審匯總的常見問題

 

        通過查閱CNAS發(fā)布的評(píng)審案例中發(fā)現(xiàn)，管理評(píng)審仍然存在較大提升空間，問題主要集中在：

 

輸入要素不全面、不具體；

 

缺少管理評(píng)審輸出；

 

管理評(píng)審輸出沒有進(jìn)行后續(xù)的跟蹤與驗(yàn)證等。

 

2. 日常實(shí)施中的常見難點(diǎn)

 

部分機(jī)構(gòu)的管理評(píng)審在日常實(shí)施中仍存在很多問題，例如：

 

管理者在管理評(píng)審中發(fā)揮的作用不顯現(xiàn)；

 

管理評(píng)審策劃簡單粗放，制定計(jì)劃不周密、不詳細(xì)；

 

        管理評(píng)審內(nèi)容重點(diǎn)不突出，沒有對(duì)實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行中易出現(xiàn)問題、新環(huán)境、新開發(fā)業(yè)務(wù)等進(jìn)行重點(diǎn)突出，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)；

 

        計(jì)劃評(píng)審時(shí)間倉促，參與人員無法對(duì)評(píng)審要素和各輸入材料做充分準(zhǔn)備；

 

缺少對(duì)管理評(píng)審中相關(guān)要素的過程監(jiān)督管理；

 

        參與管理評(píng)審人員對(duì)該工作理解不全面，管理評(píng)審自身的持續(xù)改進(jìn)工作關(guān)注度不夠等。

 

 

三、提高管評(píng)的有效經(jīng)驗(yàn)

 

1. 制定細(xì)化的管理評(píng)審策劃方案

 

        部分機(jī)構(gòu)的管理評(píng)審策劃僅制定了評(píng)審實(shí)施的預(yù)期時(shí)間、參加的部門或人員及管理評(píng)審輸入要素名稱等，這類不全面的策劃在最終執(zhí)行過程中很難支撐完成有效的評(píng)審。

 

所以，在策劃管理評(píng)審方案時(shí)，應(yīng)至少關(guān)注以下4點(diǎn)：

 

（1）管理評(píng)審時(shí)間應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作

 

       管理評(píng)審間隔不應(yīng)超過12個(gè)月，部分檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)管理評(píng)審的時(shí)間比較隨意，可能會(huì)選擇全年的任意月份，這種策劃大多未與日常實(shí)際工作融入，考慮到全年工作閑忙的實(shí)際情況，管理評(píng)審時(shí)間策劃時(shí)可考慮以下情況。

 

        管理評(píng)審覆蓋的15個(gè)輸入要素中，幾乎所有要素涉及的內(nèi)容在日常工作中都可能會(huì)發(fā)生變化，這些可能對(duì)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)產(chǎn)生重大影響，因此應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)開展管理評(píng)審。例如：外部法規(guī)、CMA等文件發(fā)生重大變化；某外部審核或投訴發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合等。

 

        可選擇與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)其他總結(jié)工作同時(shí)進(jìn)行，例如：部分檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)會(huì)選擇年底或年初等。

當(dāng)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)地址發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行管理評(píng)審。

 

（2）管理評(píng)審方式應(yīng)融入日常工作

 

        檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通常都有年終總結(jié)，以及月度總結(jié)或季度總結(jié)，精細(xì)化管理的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可能還有各類市場會(huì)議、技術(shù)會(huì)議及質(zhì)量會(huì)議等。某些大型機(jī)構(gòu)還有黨工團(tuán)等組織，這些組織常會(huì)組織培訓(xùn)或組織各類活動(dòng)，例如：對(duì)管理的群策群力討論、對(duì)工作流程的改進(jìn)創(chuàng)新等。這些不同性質(zhì)、主題或時(shí)間的會(huì)議可視為不同相關(guān)要素的評(píng)審，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可加以細(xì)化與運(yùn)用。

 

（3）輸入要素要求應(yīng)可量化

 

       管理評(píng)審的輸入要素，如有可能應(yīng)在策劃方案中進(jìn)行量化或細(xì)化說明，以便管理評(píng)審時(shí)進(jìn)行有效性評(píng)價(jià)。例如：考慮政策和程序適宜性時(shí)，應(yīng)給出適宜性的評(píng)價(jià)方法，可根據(jù)自身情況使用計(jì)分或結(jié)果占比等方法；考慮工作量時(shí)，可采用平均人日數(shù)、平均工時(shí)、平均案件量等方法進(jìn)行評(píng)價(jià)。

 

（4）輸入要素應(yīng)強(qiáng)化歸屬部門

 

       管理評(píng)審輸入要素涉及外部、內(nèi)部、資源、流程、技術(shù)等多方面，其內(nèi)容來源與檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門有很強(qiáng)相關(guān)性，應(yīng)細(xì)化各部門職責(zé)，以保障各要素內(nèi)容的全面性和代表性。例如：在考慮檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)相關(guān)內(nèi)外部因素變化時(shí)，對(duì)于負(fù)責(zé)市場的部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注整體市場、地域市場、競爭對(duì)手等內(nèi)容，對(duì)于負(fù)責(zé)資質(zhì)維護(hù)的部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注法律法規(guī)的變化、行業(yè)的發(fā)展定位和變化等。

 

2. 宜實(shí)施全過程管理

 

        過程管理在GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)中已被廣泛應(yīng)用。從GB/T 27025-2019《檢測和校準(zhǔn)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)能力的通用要求》附錄B能夠看出，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)也是參照GB/T 19001進(jìn)行運(yùn)作，但在GB/T 27025中過程管理要求較為籠統(tǒng)，從而使檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)忽略該問題。建議參考GB/T 19001進(jìn)行過程管理，并重點(diǎn)關(guān)注以下幾方面。

 

（1）確定檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)的各個(gè)過程

 

       GB/T 27025給出了檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)運(yùn)作示意圖，描述了檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)過程、質(zhì)量過程、資源過程等。檢測機(jī)構(gòu)可結(jié)合實(shí)際工作細(xì)化各過程。例如：可采用單一來源過程分析法（烏龜圖法）、工作表等方式進(jìn)行細(xì)化。

 

（2）完善各活動(dòng)過程的文件要求

 

       檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合細(xì)化的活動(dòng)流程制定或完善相應(yīng)文件，以保障過程動(dòng)作的規(guī)范，保障各過程活動(dòng)的有效性。仍以管理評(píng)審活動(dòng)為例，應(yīng)在文件中詳細(xì)描述各部門及崗位職責(zé)和權(quán)限、工作順序、評(píng)審指標(biāo)、人員能力、各要素材料的監(jiān)測時(shí)機(jī)方法及量化要求等。

 

（3）做好活動(dòng)過程的評(píng)價(jià)與改進(jìn)

 

        通過對(duì)過程的評(píng)價(jià)才能掌握檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)的有效性，評(píng)價(jià)也是過程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在評(píng)價(jià)時(shí)，評(píng)價(jià)人員應(yīng)對(duì)評(píng)價(jià)的方法和過程較為熟悉，應(yīng)能夠準(zhǔn)確識(shí)別過程中存在的問題，必要時(shí)應(yīng)使用該過程工作之外的人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，以便更客觀地反映實(shí)際情況。

 

        應(yīng)對(duì)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行整理與分析，可采用PDCA或其他方式，持續(xù)改進(jìn)該過程。例如：持續(xù)修訂文件要求，來保持文件與實(shí)際工作的相符性，增加人員對(duì)該工作的理解支持；如可結(jié)合日常經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行文件修訂或表格調(diào)整，減少相關(guān)人員的工作量；如可識(shí)別過程工作可否采用信息化手段解決工作量或工作效率或人員出錯(cuò)等。

 

3. 可運(yùn)用適合的質(zhì)量工具

 

        質(zhì)量工具和統(tǒng)計(jì)方法已在各行業(yè)運(yùn)用多年，但檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通常在內(nèi)外部質(zhì)量控制或設(shè)備核查等工作時(shí)運(yùn)用較多，且使用的工具較為單一。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可結(jié)合各過程特點(diǎn)及設(shè)計(jì)的量化考核內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量工具，同時(shí)還可結(jié)合統(tǒng)計(jì)工具一起使用。

 

以部分過程為例，具體可參考下表：

 

表1 質(zhì)量工具使用表

 

 

04  總結(jié)：

 

       管理評(píng)審本身就是重要的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)過程，只有清晰識(shí)別其內(nèi)容，細(xì)化策劃，進(jìn)行過程量化的考核，并在最高管理者和參加人員重視和理解的情況下，才能保障管理評(píng)審的有效性，才能發(fā)揮其作用，才能使管理評(píng)審不斷改進(jìn)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)活動(dòng)，切實(shí)解決存在的問題，幫助更好地開展日常活動(dòng)與規(guī)劃發(fā)展。