ISO22000標(biāo)準(zhǔn)“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款的分析和審核方法

 

臺州出入境檢驗(yàn)檢疫局   孔先利

 

明確相關(guān)活動的職責(zé)和權(quán)限，是食品安全管理體系有效運(yùn)行的保障。一個有效的食品安全管理體系，需要建立一套分工明確、權(quán)責(zé)清晰、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的組織機(jī)構(gòu)體系，規(guī)定各個部門和崗位的職責(zé)和權(quán)限，以控制和協(xié)調(diào)組織內(nèi)與食品安全有關(guān)的活動，確保食品的安全。本文通過對ISO22000標(biāo)準(zhǔn)中“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款的摘錄和分析，充分認(rèn)識了標(biāo)準(zhǔn)中“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款的重要性，并圍繞這些條款探討相應(yīng)的審核思路和方法。
    一、“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款和要求
    通讀ISO22000標(biāo)準(zhǔn)全文，共有14個條款明確提出，或包含了“職責(zé)與權(quán)限”的相關(guān)內(nèi)容和要求。
    5.4，以“職責(zé)和權(quán)限”作為條款的標(biāo)題，確定了“職責(zé)和權(quán)限”的總體要求，即最高管理者應(yīng)確保規(guī)定各項(xiàng)職責(zé)和權(quán)限并在組織內(nèi)進(jìn)行溝通，以確保食品安全管理體系的有效運(yùn)行和保持；同時，應(yīng)指定人員，并明確其職責(zé)和權(quán)限，以處理與食品安全管理體系有關(guān)的問題。
    為了滿足5.4條款的總體要求，標(biāo)準(zhǔn)在如下13個條款中進(jìn)一步明確規(guī)定，或包含了職責(zé)和權(quán)限的具體內(nèi)容，分別是：
    5.5，要求組織的最高管理者應(yīng)任命食品安全小組組長，并授予其相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限。
    5.6.1，指定人員應(yīng)具有規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限以進(jìn)行有關(guān)食品安全信息的外部溝通。
    6.2.1，當(dāng)需要外部專家?guī)椭�建立、�?shí)施、運(yùn)行或評價食品安全管理體系時，應(yīng)對專家的職責(zé)和權(quán)限在協(xié)議或合同中予以規(guī)定。
    7.3.2，應(yīng)任命食品安全小組，同時明確食品安全小組的相應(yīng)職責(zé)和權(quán)限。
    7.5e，操作性前提方案文件中應(yīng)規(guī)定每個方案控制的職責(zé)和權(quán)限。
    7.6.1f，HACCP計(jì)劃文件中應(yīng)規(guī)定每個關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制職責(zé)和權(quán)限。
    7.6.4e，關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)視系統(tǒng)應(yīng)確定與關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)視和評價監(jiān)視結(jié)果有關(guān)的職責(zé)和權(quán)限。
    7.8，驗(yàn)證策劃應(yīng)規(guī)定驗(yàn)證活動的目的、方法、頻次和職責(zé)。
    7.10.1，當(dāng)關(guān)鍵控制點(diǎn)的關(guān)鍵限值超出或操作性前提方案失控時，針對潛在不安全產(chǎn)品采取的所有糾正應(yīng)由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并予以記錄。
    7.10.2，通過監(jiān)視操作性前提方案和關(guān)鍵控制點(diǎn)所獲得的數(shù)據(jù)，應(yīng)指定具備足夠知識和權(quán)限的人員進(jìn)行評價，以啟動糾正措施。
    7.10.3，處理潛在不安全產(chǎn)品的控制要求、相關(guān)響應(yīng)和授權(quán)應(yīng)形成文件。
    7.10.4，最高管理者應(yīng)指定有權(quán)啟動撤回的人員和負(fù)責(zé)執(zhí)行撤回的人員。
    8.4.1，應(yīng)在形成文件的內(nèi)部審核程序中規(guī)定審核策劃、實(shí)施審核、報告結(jié)果和保持記錄的職責(zé)和要求。
    二、“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款的分析
    1、層次性和關(guān)聯(lián)性分析
    上述“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)的14個條款，5.4是總體性的要求，其余13個條款是具體活動的職責(zé)和權(quán)限要求，是5.4條款的進(jìn)一步補(bǔ)充和具體化，并分散于ISO22000標(biāo)準(zhǔn)的第5、6、7、8各個章節(jié)。從表面上看，無邏輯可言，但仔細(xì)分析、歸納，這些條款可以分為四個層次：
    第一，食品安全管理體系建立、實(shí)施和保持的職責(zé)和權(quán)限，體現(xiàn)在5.4，5.5，6.2.1，7.3.2等條款，即食品安全管理體系建立和保持過程中，食品安全小組組長、食品安全小組、外部專家和相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限；
    第二，控制措施實(shí)施的職責(zé)和權(quán)限，體現(xiàn)在5.6.1，7.5e，7.6.1f等條款，即操作性前提方案和關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制，以及外部溝通的職責(zé)和權(quán)限；
    第三，控制措施監(jiān)視和評價，以及不符合控制的職責(zé)和權(quán)限，體現(xiàn)在5.4，7.6.4e，7.10.1，7.10.2，7.10.3，7.10.4等條款，即監(jiān)視結(jié)果的評價、關(guān)鍵限值超出、操作性前提方案失控、潛在不安全產(chǎn)品處理、不安全產(chǎn)品撤回等的職責(zé)和權(quán)限；

第四，驗(yàn)證的職責(zé)和權(quán)限，體現(xiàn)在7.8，8.4.1等條款，即驗(yàn)證策劃、實(shí)施和內(nèi)部審核的職責(zé)和權(quán)限。

四個層次的職責(zé)和權(quán)限相互獨(dú)立，又互相關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)了食品安全管理體系的策劃（P）、實(shí)施（D）、檢查（C）、糾正（A）等環(huán)節(jié)，不僅涉及管理層，而且涉及操作層、驗(yàn)證層，貫穿于食品安全管理體系的所有過程，通過職責(zé)和權(quán)限的層層落實(shí)，不斷改進(jìn)食品安全管理體系的有效性，確保安全食品的實(shí)現(xiàn)。

2、指定人員的職責(zé)、權(quán)限和能力分析

“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)的14個條款中，其中5.4，5.5，5.6.1，7.3.2，7.10.2、7.10.4等6個條款不僅要求規(guī)定工作的職責(zé)和權(quán)限，而且明確要求最高管理者應(yīng)指定專門的人員（或一組人員）予以負(fù)責(zé)，以便處理食品安全管理體系有關(guān)的問題（5.4），執(zhí)行食品安全信息的外部溝通（5.6.1），組成食品安全小組（7.3.2），負(fù)責(zé)操作性前提方案和關(guān)鍵控制點(diǎn)監(jiān)視結(jié)果的評價（7.10.2），負(fù)責(zé)撤回的啟動和執(zhí)行撤回（7.10.4）。

在指定人員時，標(biāo)準(zhǔn)不僅要求與其所在的部門、職位和權(quán)限相適應(yīng)，而且要求指定人員應(yīng)具備的足夠的知識和能力，以勝任指定的工作。如任命食品安全小組時，小組應(yīng)具備多學(xué)科的知識和建立與實(shí)施食品安全管理體系的經(jīng)驗(yàn)（7.3.2），因而食品安全小組成員的指定應(yīng)充分考慮小組的整體能力，確保食品安全相關(guān)知識和經(jīng)驗(yàn)的互補(bǔ)。對于操作性前提方案和關(guān)鍵控制點(diǎn)監(jiān)視結(jié)果的評價（7.10.2）、處理食品安全管理體系的有關(guān)問題（5.4）、執(zhí)行食品安全有關(guān)信息的外部溝通（5.6.1）等的指定人員，同樣應(yīng)具備足夠的食品安全知識、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)，充分理解食品安全的相關(guān)性和重要性，以便適時的采取針對性的措施，預(yù)防食品安全問題的發(fā)生。

三、“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款的審核

從上述條款的綜合分析，不難看出，ISO22000標(biāo)準(zhǔn)中充分重視了職責(zé)和權(quán)限的重要性，通過強(qiáng)化職責(zé)和權(quán)限相關(guān)條款，確保影響食品安全的關(guān)鍵活動人員明確、責(zé)任到位、權(quán)限充分、資格勝任，避免出現(xiàn)食品安全管理上的真空地帶，防止由于人為責(zé)任不明、能力不足而造成食品安全事故的發(fā)生。

作為第三方的認(rèn)證審核，如何獲取充分的審核證據(jù)，體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的上述精神，以便對受審核組織食品安全管理體系“職責(zé)和權(quán)限”的相關(guān)條款作出客觀準(zhǔn)確、恰如其分的評價，筆者認(rèn)為，可以圍繞如下四個方面進(jìn)行審核：

1、做好文件審核工作。

為滿足ISO22000標(biāo)準(zhǔn)的上述要求，受審核組織一般會在質(zhì)量手冊、程序文件和HACCP計(jì)劃等體系文件中對職責(zé)和權(quán)限作出一般性的規(guī)定，因而在文件審核環(huán)節(jié)，審核員的重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)提到的職責(zé)和權(quán)限相關(guān)條款在質(zhì)量體系文件中“有無作出規(guī)定，規(guī)定是否合理”。而對于標(biāo)準(zhǔn)條款有要求，而質(zhì)量手冊、程序文件或HACCP計(jì)劃沒有作出規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限，如具體的指定人員等，應(yīng)保留線索，并在現(xiàn)場審核時一一查證、追溯，確保標(biāo)準(zhǔn)中要求的職責(zé)和權(quán)限均在相關(guān)文件中明確規(guī)定。

2、加強(qiáng)對實(shí)施環(huán)節(jié)的審核。

規(guī)定了各項(xiàng)活動的職責(zé)和權(quán)限，更重要的是責(zé)任人員、指定人員應(yīng)按照賦予的責(zé)、權(quán)有效予以實(shí)施。因而現(xiàn)場審核時，審核員應(yīng)通過詢問獲取責(zé)任人員、指定人員是否清晰明了自己的職責(zé)和權(quán)限，以及如何實(shí)施這些職責(zé)和權(quán)限；通過查閱質(zhì)量記錄，觀察現(xiàn)場活動，驗(yàn)證相關(guān)職責(zé)和權(quán)限是否得到了貫徹落實(shí)，如查閱外部溝通相關(guān)記錄，驗(yàn)證指定人員是否履行了食品安全信息的外部溝通職責(zé)。

對于指定人員，審核時還應(yīng)關(guān)注文件授權(quán)的指定人員與實(shí)際執(zhí)行的人員是否一致，如文件規(guī)定關(guān)鍵控制點(diǎn)監(jiān)視記錄的審核和評價由生產(chǎn)部經(jīng)理執(zhí)行，而查閱監(jiān)視記錄時，可能會發(fā)現(xiàn)記錄上審核簽字是質(zhì)檢部經(jīng)理。

3、重視接口活動的審核。

職責(zé)和權(quán)限不僅需要作出明確的規(guī)定，更需要在組織內(nèi)部進(jìn)行廣泛的溝通，各司其職。也只有充分的溝通，員工才能知曉自己在組織中的職責(zé)和權(quán)限，以及出現(xiàn)問題時應(yīng)向誰報告，接受誰的通知，監(jiān)視結(jié)果和記錄應(yīng)提交給誰評價等等。因而，現(xiàn)場審核時，針對監(jiān)視人員，操作人員，審核員除了應(yīng)詢問這些崗位人員本身的職責(zé)和權(quán)限外，還應(yīng)了解其是否知道食品安全問題的報告責(zé)任和接口關(guān)系。

同時，通過查閱責(zé)任部門和指定人員是否已經(jīng)收集了規(guī)定的食品安全相關(guān)的記錄、信息，確定接口是否暢通、職責(zé)和權(quán)限的接口關(guān)系是否正常。

4、結(jié)合食品安全具體活動開展審核。職責(zé)和權(quán)限的實(shí)施往往結(jié)合于具體的食品安全活動中，因而，審核時也應(yīng)結(jié)合具體活動，確定職責(zé)和權(quán)限的規(guī)定是否合理、是否得以實(shí)施以及實(shí)施是否有效。如對關(guān)鍵控制點(diǎn)的職責(zé)和權(quán)限審核，應(yīng)審核監(jiān)視、評價和驗(yàn)證各個環(huán)節(jié)的責(zé)任是否均已明確，監(jiān)視、評價和驗(yàn)證活動是否得到實(shí)施并保持記錄。

對于要求指定人員的條款，審核時還應(yīng)當(dāng)關(guān)注指定人員是否具備該項(xiàng)活動必須的知識和能力，通過詢問食品安全相關(guān)問題，查閱指定人員的教育、培訓(xùn)記錄、資格證書和工作經(jīng)驗(yàn)等，對指定人員的能力勝任與否作出客觀的評價。

綜上所述，筆者認(rèn)為，ISO22000標(biāo)準(zhǔn)高度重視了食品安全管理體系的建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)過程中“職責(zé)和權(quán)限”的重要性，并體現(xiàn)于標(biāo)準(zhǔn)的眾多相關(guān)條款，我們應(yīng)該保持對“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款的整體性認(rèn)識，牢牢把握“職責(zé)和權(quán)限”相關(guān)條款的特點(diǎn)和精神，在審核實(shí)踐中充分認(rèn)識這些條款的整體性、層次性、相關(guān)性和重要性，才能做到有的放矢的開展審核，確保審核的質(zhì)量和有效性。